{"id":239,"date":"2026-09-18T00:00:51","date_gmt":"2026-09-17T21:00:51","guid":{"rendered":"https:\/\/teamso.com\/blog\/?p=239"},"modified":"2026-09-18T00:00:51","modified_gmt":"2026-09-17T21:00:51","slug":"ozluk-dosyasinda-bulunmasi-zorunlu-belgeler","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamso.com\/blog\/tr\/ozluk-dosyasinda-bulunmasi-zorunlu-belgeler\/","title":{"rendered":"\u00d6zl\u00fck Dosyas\u0131nda Bulunmas\u0131 Zorunlu Belgeler"},"content":{"rendered":"

\u00d6zl\u00fck dosyas\u0131nda bulunmas\u0131 zorunlu belgeler<\/strong>, \u00e7al\u0131\u015fan\u0131n i\u015fe giri\u015finden ayr\u0131l\u0131\u015f\u0131na kadar olu\u015fan kay\u0131tlar\u0131n d\u00fczenli bi\u00e7imde bir araya getirilmesidir. 4857 say\u0131l\u0131 \u0130\u015f Kanununun 75inci maddesi, i\u015fverenin \u00e7al\u0131\u015ft\u0131rd\u0131\u011f\u0131 her i\u015f\u00e7i i\u00e7in \u00f6zl\u00fck dosyas\u0131 d\u00fczenlemesini \u00f6ng\u00f6r\u00fcr. Dosyan\u0131n amac\u0131 yaln\u0131zca denetim g\u00fcn\u00fc evrak g\u00f6stermek de\u011fildir; \u00fccret, g\u00f6rev, izin, onay ve i\u015f ili\u015fkisindeki de\u011fi\u015fiklikleri izlenebilir k\u0131lmakt\u0131r.<\/p>\n

\u00d6zl\u00fck dosyas\u0131 neden tutulur?<\/h2>\n

\u00d6zl\u00fck dosyas\u0131, i\u015f\u00e7iyle ilgili i\u015f ili\u015fkisinden kaynaklanan bilgi ve belgelerin g\u00fcvenli kayd\u0131 i\u00e7in tutulur. \u0130\u015fveren, dosyada i\u015f\u00e7inin kimlik bilgilerinin yan\u0131nda kanunun ve di\u011fer kanunlar\u0131n \u00f6ng\u00f6rd\u00fc\u011f\u00fc belge ve kay\u0131tlar\u0131 saklar. Bu nedenle tek bir standart belge listesi yerine, \u00e7al\u0131\u015fan\u0131n g\u00f6revi ve i\u015fyerinin y\u00fck\u00fcml\u00fcl\u00fckleriyle olu\u015fan g\u00fcncel bir dosya d\u00fc\u015f\u00fcnmek gerekir.<\/p>\n

\u0130\u015fe giri\u015fte hangi belgeler kontrol edilmelidir?<\/h2>\n

\u0130\u015fe giri\u015fte \u00f6nce kimli\u011fi ve ileti\u015fimi do\u011frulayacak belgeler, ard\u0131ndan i\u015f ili\u015fkisinin ko\u015fullar\u0131n\u0131 g\u00f6sterecek kay\u0131tlar tamamlanmal\u0131d\u0131r. Kimlik bilgileri, ileti\u015fim bilgileri, i\u015f ba\u015fvuru formu, i\u015f s\u00f6zle\u015fmesi, g\u00f6rev tan\u0131m\u0131 ve \u00e7al\u0131\u015fan\u0131n g\u00f6revi i\u00e7in gereken yetkinlik veya izin belgeleri ayn\u0131 kontrol ak\u0131\u015f\u0131nda de\u011ferlendirilmelidir.<\/p>\n

Belgenin gerekli olup olmad\u0131\u011f\u0131 \u00e7al\u0131\u015fan pozisyonuna g\u00f6re de\u011fi\u015febilir. \u00d6rne\u011fin \u00f6zel bir meslek i\u00e7in diploma, sertifika veya \u00e7al\u0131\u015fma izni gerekiyorsa dosyada ilgili belgenin g\u00fcncel kopyas\u0131 bulunmal\u0131d\u0131r. Her adaydan ihtiya\u00e7 d\u0131\u015f\u0131 belge istemek do\u011fru bir y\u00f6ntem de\u011fildir. \u0130K, belge talebini g\u00f6rev ve yasal y\u00fck\u00fcml\u00fcl\u00fckle ili\u015fkilendirmelidir.<\/p>\n

\"Kapal\u0131<\/p>\n

\u0130\u015f s\u00f6zle\u015fmesi dosyada neyi kan\u0131tlar?<\/h2>\n

\u0130\u015f s\u00f6zle\u015fmesi, taraflar\u0131n \u00e7al\u0131\u015fma ko\u015fullar\u0131n\u0131 yaz\u0131l\u0131 olarak g\u00f6r\u00fcn\u00fcr hale getirir. \u00dccret, g\u00f6rev, \u00e7al\u0131\u015fma yeri, \u00e7al\u0131\u015fma d\u00fczeni ve varsa \u00f6zel ko\u015fullar\u0131n hangi tarihte kabul edildi\u011fini izlemek i\u00e7in temel belgedir. Sonradan yap\u0131lan g\u00f6rev veya \u00fccret de\u011fi\u015fiklikleri varsa, bunlar\u0131n dayana\u011f\u0131 da s\u00f6zle\u015fmeyle birlikte tutulmal\u0131d\u0131r.<\/p>\n

Sadece imzal\u0131 ilk s\u00f6zle\u015fmeyi saklamak yeterli olmayabilir. De\u011fi\u015fiklik yaz\u0131lar\u0131, ek protokoller ve \u00e7al\u0131\u015fana yap\u0131lan bildirimler dosyadaki kronolojiyi tamamlar. Tarihsiz veya imzas\u0131z ekler, bir uyu\u015fmazl\u0131kta belgenin a\u00e7\u0131klama g\u00fcc\u00fcn\u00fc azalt\u0131r.<\/p>\n

Aktif \u00e7al\u0131\u015fma s\u0131ras\u0131nda hangi kay\u0131tlar eklenmelidir?<\/h2>\n

Aktif \u00e7al\u0131\u015fma d\u00f6neminde olu\u015fan kay\u0131tlar, \u00f6zl\u00fck dosyas\u0131n\u0131n ya\u015fayan b\u00f6l\u00fcm\u00fcd\u00fcr. \u00dccret ve bordro kay\u0131tlar\u0131, izin talepleri, fazla \u00e7al\u0131\u015fma onaylar\u0131, performans veya disiplin s\u00fcre\u00e7lerine ili\u015fkin yaz\u0131\u015fmalar ve g\u00f6rev de\u011fi\u015fiklikleri bu d\u00f6nemde dosyaya eklenebilir. Her kayd\u0131n hangi olayla ilgili oldu\u011fu ve ne zaman olu\u015ftu\u011fu a\u00e7\u0131k olmal\u0131d\u0131r.<\/p>\n

Her e-posta \u00e7\u0131kt\u0131s\u0131n\u0131 dosyaya koymak yerine, i\u015f ili\u015fkisini etkileyen kay\u0131tlar\u0131 se\u00e7in. Dosyay\u0131 gereksiz belgeyle b\u00fcy\u00fctmek \u00f6nemli bilgiyi bulmay\u0131 zorla\u015ft\u0131r\u0131r. Bunun yerine i\u015fe giri\u015f, \u00e7al\u0131\u015fma d\u00f6nemi ve \u00e7\u0131k\u0131\u015f ba\u015fl\u0131klar\u0131yla ayr\u0131lm\u0131\u015f bir yap\u0131 kullan\u0131n.<\/p>\n

Ki\u015fisel veriler nas\u0131l y\u00f6netilmelidir?<\/h2>\n

Ki\u015fisel veriler, \u00f6zl\u00fck dosyas\u0131nda ama\u00e7la ba\u011flant\u0131l\u0131 ve s\u0131n\u0131rl\u0131 bi\u00e7imde y\u00f6netilmelidir. Kimlik, ileti\u015fim, \u00fccret ve izin bilgileri farkl\u0131 eri\u015fim d\u00fczeyleri gerektirebilir. Dosyaya eri\u015febilecek ki\u015fileri g\u00f6rev baz\u0131nda belirleyin; herkesin t\u00fcm belgeyi g\u00f6rebildi\u011fi ortak klas\u00f6rler risk yarat\u0131r.<\/p>\n

Dijital dosyada belge ad\u0131, eklenme tarihi, belge t\u00fcr\u00fc ve eri\u015fim yetkisi d\u00fczenli olmal\u0131d\u0131r. Fiziksel dosyada da kilitli dolap, teslim kayd\u0131 ve g\u00fcncel klas\u00f6r d\u00fczeni ayn\u0131 amac\u0131 ta\u015f\u0131r. Ki\u015fisel veri i\u00e7eren belgeyi mesajla\u015fma uygulamalar\u0131nda kontrols\u00fcz payla\u015fmak yerine, yetkili sisteme ekleyin.<\/p>\n

\"Kay\u0131t<\/p>\n

\u0130\u015ften \u00e7\u0131k\u0131\u015fta hangi belgeler tamamlanmal\u0131d\u0131r?<\/h2>\n

\u0130\u015ften \u00e7\u0131k\u0131\u015fta fesih s\u00fcrecini ve son hakedi\u015fleri a\u00e7\u0131klayan kay\u0131tlar dosyaya eklenmelidir. Fesih bildirimi, teslim-tesell\u00fcm veya zimmet i\u015flemleri, izin bakiyesi, son \u00fccret ve \u00e7al\u0131\u015fanla yap\u0131lan gerekli yaz\u0131l\u0131 bildirimler birlikte kontrol edilmelidir. K\u0131dem, ihbar veya izin \u00fccreti gibi her \u00f6deme kalemini ayn\u0131 ba\u015fl\u0131k alt\u0131nda toplamak yerine ayr\u0131 a\u00e7\u0131klay\u0131n.<\/p>\n

En s\u0131k hangi belgeler eksik kal\u0131r?<\/h2>\n

En s\u0131k eksikler, imzal\u0131 g\u00f6rev tan\u0131m\u0131, s\u00f6zle\u015fme eki, izin talebi, de\u011fi\u015fiklik bildirimi ve zimmet kayd\u0131d\u0131r. \u0130\u015fe giri\u015f tela\u015f\u0131nda s\u00f6zle\u015fmenin imza sayfas\u0131 tamamlan\u0131r ancak ekleri unutulur. \u00c7al\u0131\u015fma s\u00fcrerken s\u00f6zl\u00fc g\u00f6rev de\u011fi\u015fikli\u011fi yap\u0131l\u0131r ama dosyada yaz\u0131l\u0131 iz b\u0131rak\u0131lmaz. \u00c7\u0131k\u0131\u015fta ise teslim kay\u0131tlar\u0131yla son bordro kontrol\u00fc ayr\u0131 ekiplerde kald\u0131\u011f\u0131 i\u00e7in dosya tamamlanmadan kapan\u0131r.<\/p>\n

\u00d6rnek bir kontrol ak\u0131\u015f\u0131 nas\u0131l kurulur?<\/h2>\n

30 \u00e7al\u0131\u015fan\u0131 olan bir i\u015fletmede, her yeni \u00e7al\u0131\u015fan i\u00e7in 4 a\u015famal\u0131 kontrol kullan\u0131labilir: kimlik ve ileti\u015fim, s\u00f6zle\u015fme ve g\u00f6rev, \u00e7al\u0131\u015fma d\u00f6nemi kay\u0131tlar\u0131, \u00e7\u0131k\u0131\u015f belgeleri. Her a\u015famada \u00fc\u00e7 soruyu sorun: Belge gerekli mi? Belge tam m\u0131? Yetkili ki\u015fi eri\u015febiliyor mu? 30 \u00e7al\u0131\u015fan \u00d7 4 a\u015fama, takip edilmesi gereken 120 kontrol noktas\u0131 eder. Bu \u00f6rnek yasal bir say\u0131sal s\u0131n\u0131r de\u011fil, i\u015f y\u00fck\u00fcn\u00fc g\u00f6r\u00fcn\u00fcr k\u0131lan pratik bir y\u00f6ntemdir.<\/p>\n

Dijital \u00f6zl\u00fck dosyas\u0131 ne sa\u011flar?<\/h2>\n

Dijital d\u00fczen, eksik belgeyi daha erken g\u00f6rmeyi ve yetkiyi daha net y\u00f6netmeyi sa\u011flar. Teamso \u00d6zl\u00fck ve \u00c7al\u0131\u015fan Y\u00f6netimi<\/a> ile \u00e7al\u0131\u015fan kay\u0131tlar\u0131n\u0131, belgeleri ve s\u00fcre\u00e7 ad\u0131mlar\u0131n\u0131 ayn\u0131 yerde d\u00fczenleyebilirsiniz. Ara\u00e7 se\u00e7erken dosya yap\u0131s\u0131n\u0131n i\u015f ak\u0131\u015f\u0131n\u0131za uydu\u011funu, eri\u015fim yetkilerinin ayarlanabildi\u011fini ve belge ekleme sorumlulu\u011funun a\u00e7\u0131k oldu\u011funu kontrol edin.<\/p>\n

Belge sorumlulu\u011fu nas\u0131l payla\u015f\u0131lmal\u0131d\u0131r?<\/h2>\n

Belge sorumlulu\u011fu, yaln\u0131zca \u0130nsan Kaynaklar\u0131 ekibine b\u0131rak\u0131lmamal\u0131d\u0131r. \u0130\u015fe al\u0131m ekibi i\u015fe giri\u015f belgelerini, y\u00f6netici g\u00f6rev ve de\u011fi\u015fiklik kay\u0131tlar\u0131n\u0131, bordro ekibi \u00fccretle ilgili dok\u00fcmanlar\u0131, bilgi i\u015flem ise eri\u015fim ve zimmet s\u00fcre\u00e7lerini kendi ad\u0131mlar\u0131nda tamamlamal\u0131d\u0131r. \u0130K bu ak\u0131\u015f\u0131n sahibi olur ve eksik kayd\u0131 takip eder.<\/p>\n

Her belgenin bir sorumlusu ve kontrol tarihi olmal\u0131d\u0131r. Yeni \u00e7al\u0131\u015fan ba\u015flad\u0131\u011f\u0131nda kontrol listesi a\u00e7\u0131n. G\u00f6rev de\u011fi\u015fti\u011finde veya yeni bir onay gerekti\u011finde ayn\u0131 listeye yeni sat\u0131r ekleyin. \u00c7al\u0131\u015fan ayr\u0131ld\u0131\u011f\u0131nda dosyan\u0131n kapan\u0131\u015f kontrol\u00fcn\u00fc yap\u0131n. B\u00f6ylece belgeler ki\u015filerin e-posta kutular\u0131nda kaybolmaz.<\/p>\n

Ka\u011f\u0131t ve dijital dosya birlikte nas\u0131l y\u00f6netilir?<\/h2>\n

Ka\u011f\u0131t ve dijital dosya birlikte kullan\u0131l\u0131yorsa, hangi belgenin as\u0131l n\u00fcsha oldu\u011funu a\u00e7\u0131k\u00e7a belirleyin. Ayn\u0131 belgenin farkl\u0131 s\u00fcr\u00fcmleri iki yerde tutuluyorsa, son s\u00fcr\u00fcm\u00fcn hangisi oldu\u011fu anla\u015f\u0131lmal\u0131d\u0131r. Tarama sonras\u0131 dosya ad\u0131 ve klas\u00f6r standard\u0131 kullan\u0131n. Yetkisiz kopyalamay\u0131 azaltmak i\u00e7in eri\u015fimi rol baz\u0131nda verin.<\/p>\n

Dosya kalitesi nas\u0131l \u00f6l\u00e7\u00fclmelidir?<\/h2>\n

Dosya kalitesi, klas\u00f6r\u00fcn dolulu\u011fuyla de\u011fil belgenin bulunabilirli\u011fiyle \u00f6l\u00e7\u00fcl\u00fcr. \u0130K y\u00f6neticisi rastgele se\u00e7ilen bir \u00e7al\u0131\u015fan i\u00e7in s\u00f6zle\u015fmeye, g\u00f6rev de\u011fi\u015fikli\u011fine ve son izin kayd\u0131na h\u0131zl\u0131ca ula\u015fabiliyorsa s\u00fcre\u00e7 \u00e7al\u0131\u015f\u0131yordur. Bulunamayan her kay\u0131t, sonraki kontrol\u00fcn konusu olmal\u0131d\u0131r.<\/p>\n

Belge ak\u0131\u015f\u0131 neden d\u00fczenli izlenmelidir?<\/h2>\n

Belge ak\u0131\u015f\u0131 d\u00fczenli izlendi\u011finde, eksik bir imza veya kay\u0131t i\u015fe giri\u015ften aylar sonra de\u011fil ayn\u0131 g\u00fcn fark edilir. Bu yakla\u015f\u0131m y\u00f6neticinin zaman\u0131n\u0131 korur ve \u00e7al\u0131\u015fan i\u00e7in daha tutarl\u0131 bir deneyim sa\u011flar.<\/p>\n

Denetim \u00f6ncesi son kontrol nas\u0131l yap\u0131l\u0131r?<\/h2>\n

Denetim \u00f6ncesi son kontrol, her \u00e7al\u0131\u015fan dosyas\u0131n\u0131 ayn\u0131 listeyle g\u00f6zden ge\u00e7irmekle yap\u0131l\u0131r. \u00d6nce kimlik ve s\u00f6zle\u015fme belgelerini, sonra aktif \u00e7al\u0131\u015fma kay\u0131tlar\u0131n\u0131, en son da \u00e7\u0131k\u0131\u015f dosyalar\u0131n\u0131 ayr\u0131 inceleyin. Eksik belgeyi yaln\u0131zca i\u015faretlemeyin; sorumlu ki\u015fi ve tamamlanma ad\u0131m\u0131 atay\u0131n. D\u00fczenli ayl\u0131k kontrol, denetim g\u00fcn\u00fc yap\u0131lan tela\u015fl\u0131 toparlamadan daha g\u00fcvenilirdir.<\/p>\n

Kaynaklar: 4857 say\u0131l\u0131 \u0130\u015f Kanunu Madde 75; Kariyer.net, CottGroup ve Datassist \u00f6zl\u00fck dosyas\u0131 rehberleri. Bu i\u00e7erik genel bilgilendirme ama\u00e7l\u0131d\u0131r.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

\u00d6zl\u00fck dosyas\u0131nda bulunmas\u0131 zorunlu belgeler, \u00e7al\u0131\u015fan\u0131n i\u015fe giri\u015finden ayr\u0131l\u0131\u015f\u0131na kadar olu\u015fan kay\u0131tlar\u0131n d\u00fczenli bi\u00e7imde bir araya getirilmesidir. 4857 say\u0131l\u0131 \u0130\u015f Kanununun 75inci maddesi, i\u015fverenin \u00e7al\u0131\u015ft\u0131rd\u0131\u011f\u0131 her i\u015f\u00e7i i\u00e7in \u00f6zl\u00fck dosyas\u0131 d\u00fczenlemesini \u00f6ng\u00f6r\u00fcr. Dosyan\u0131n amac\u0131 yaln\u0131zca denetim g\u00fcn\u00fc evrak g\u00f6stermek de\u011fildir; \u00fccret, g\u00f6rev, izin, onay ve i\u015f ili\u015fkisindeki de\u011fi\u015fiklikleri izlenebilir k\u0131lmakt\u0131r. \u00d6zl\u00fck dosyas\u0131 neden tutulur? \u00d6zl\u00fck […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":237,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[67],"tags":[339,340,341,345],"class_list":["post-239","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-ozluk-yonetimi","tag-ise-alim-belgeleri","tag-ise-giris-evraklari","tag-ozluk-dosyasi","tag-personel-yonetimi"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/teamso.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/239","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/teamso.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/teamso.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/teamso.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/teamso.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=239"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/teamso.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/239\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":240,"href":"https:\/\/teamso.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/239\/revisions\/240"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/teamso.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/237"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/teamso.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=239"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/teamso.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=239"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/teamso.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=239"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}