Yabancı çalışan istihdamı ve çalışma izni

Yabancı çalışan istihdamı neden ayrı bir süreç?

Türkiye'de bir yabancının bağımlı ya da bağımsız olarak çalışabilmesi için kural olarak çalışma izni alınmış olması gerekir. Bu kuralın dayanağı 6735 sayılı Uluslararası İşgücü Kanunu ve bu kanuna bağlı uygulama yönetmeliğidir. Türk vatandaşı bir çalışanı işe alırken iş sözleşmesini imzalayıp SGK işe giriş bildirgesini vermek yeterliyken yabancı çalışanda bu adımların önüne bir izin süreci eklenir. İzin alınmadan çalışmaya başlatmak hem işveren hem de çalışan için idari para cezası, çalışan için ayrıca sınır dışı edilme ve yeniden giriş yasağı gibi ağır sonuçlar doğurabilir.

Bu rehber, Türkiye'de faaliyet gösteren işverenin yabancı uyruklu çalışan istihdam ederken izlemesi gereken adımları genel hatlarıyla anlatır. İstihdam kriterleri, ücret katsayıları, harçlar ve başvuru süreleri dönem dönem güncellendiği için bu rehberde rakam vermiyoruz. Güncel kriterleri Bakanlık duyurusundan kontrol edin.

Çalışma izni başvurusu nereye ve nasıl yapılır?

Çalışma izni başvuruları Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'na, Bakanlığın elektronik başvuru sistemi olan e-İzin üzerinden yapılır. Başvuru sahibi bağımlı çalışmada işverendir. İşveren önce e-İzin sistemine e-Devlet ya da elektronik imza ile kayıt olur, ardından yabancı adına başvuru oluşturur ve istenen belgeleri sisteme yükler.

Uygulamada iki temel başvuru yolu vardır:

• Yurt içinden başvuru: Yabancı Türkiye'de geçerli bir ikamet izniyle bulunuyorsa işveren başvuruyu doğrudan e-İzin üzerinden yapar. Hangi ikamet izni türlerinin bu yol için yeterli sayıldığı mevzuatta belirlenmiştir; eğitim ikamet izni gibi bazı türler bu yolu açmaz.
• Yurt dışından başvuru: Yabancı bulunduğu ülkedeki Türk dış temsilciliğine çalışma vizesi için başvurur, aldığı referans numarasıyla işveren e-İzin üzerinden başvuruyu tamamlar. İşverenin bu adımı belirlenen süre içinde yapması gerekir; süreyi kaçırmak başvurunun düşmesine yol açabilir.

Başvuru sonuçlandığında çalışma izni elektronik olarak düzenlenir ve yabancı için ayrıca ikamet izni yerine de geçer. İzin belgesi bir işyerine ve bir işverene bağlıdır; çalışan işveren değiştirirse yeni işveren adına yeni bir başvuru gerekir.

Hangi çalışma izni türleri var?

Bazı yabancı gruplar için çalışma izni muafiyeti ya da özel düzenlemeler bulunur (ör. belirli süreli bilimsel, sanatsal veya teknik görevler, uluslararası anlaşmalardan doğan istisnalar, geçici koruma statüsündekiler için ayrı usul). Muafiyet kapsamına girip girmediğinizi Bakanlığın güncel listesinden teyit edin; muafiyet çoğu durumda yine de e-İzin üzerinden bildirim veya muafiyet onayı gerektirir.

İstihdam kriterleri nelerdir ve işveren neye dikkat etmeli?

Bakanlık çalışma izni başvurusunu değerlendirirken başvuru belgelerinin yanında işyerinin ve pozisyonun belirli kriterleri karşılayıp karşılamadığına bakar. Bu kriterler mevzuatta ve Bakanlığın değerlendirme ilkelerinde yer alır, zaman zaman değişir. Genel çerçeve şu başlıklardan oluşur:

• Türk çalışan oranı: İşyerinde, istihdam edilecek her yabancı için belirli sayıda Türk vatandaşı çalışanın SGK'lı olarak çalışıyor olması aranır.
• Sermaye ve ciro şartı: Şirketin ödenmiş sermayesi ya da brüt satış veya ihracat tutarı belirli eşikleri karşılamalıdır.
• Ücret katsayıları: Yabancıya ödenecek ücret, pozisyonun niteliğine göre asgari ücretin belirli bir katından az olamaz. Katsayı, üst düzey yönetici, uzman, mühendis, öğretmen, ev hizmetleri gibi gruplara göre farklılaşır.
• Pozisyon ve nitelik uyumu: İş tanımı, yabancının eğitimi ve deneyimi birbiriyle uyumlu olmalıdır. Türkiye'de aynı nitelikte çalışan bulunup bulunmadığı da değerlendirmeye girebilir.
• Meslek kısıtları: Bazı meslekler kanunla Türk vatandaşlarına ayrılmıştır; bu mesleklerde yabancıya çalışma izni verilmez.

Bu kriterlerin rakamsal eşikleri için Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Uluslararası İşgücü Genel Müdürlüğü'nün güncel duyurularına bakın. Bazı sektörler ve şirket türleri (ör. yatırım teşviki alan şirketler, belirli eğitim kurumları) için kriterlerde istisna ya da farklı uygulama bulunabilir.

Ücret katsayısı şartı bordroda gerçek ücretle izlenir. İzin aldıktan sonra yabancının ücretini katsayının altına düşürmek, izin uzatmasında sorun yaratabilir.

Başvuru için hangi belgeler gerekir?

Belge listesi başvuru türüne göre değişse de işverenin hazırlaması gereken temel belgeler şunlardır:

Başvuru süreci adım adım nasıl ilerler?

1. Ön değerlendirme: Pozisyonun ücretini, yabancının niteliklerini ve şirketin Türk çalışan oranı ile sermaye durumunu güncel kriterlerle karşılaştırın.
2. e-İzin kaydı: Şirket yetkilisi e-İzin sistemine kayıt olur, şirket bilgilerini girer.
3. Başvuru formu: Yabancının kimlik, eğitim ve pozisyon bilgileri ile teklif edilen ücret girilir.
4. Belge yükleme: Kontrol listesindeki belgeler taranarak yüklenir, işveren onayı verilir.
5. Değerlendirme: Bakanlık gerekli gördüğünde ilgili kurumların görüşünü alır, eksik belge isteyebilir. Eksik belge talebine verilen sürede cevap verilmezse başvuru reddedilebilir.
6. Harç ödemesi ve izin belgesi: Olumlu sonuçlanan başvuruda harç ve kart bedeli ödenir, izin elektronik olarak düzenlenir.
7. İşe başlatma ve SGK: Çalışma izninin başlangıç tarihi itibarıyla SGK işe giriş bildirgesi verilir.

Değerlendirme ve tebliğ süreleri, başvuru yoğunluğuna ve dosyanın eksiksiz olmasına göre değişir. İşe başlama tarihini planlarken bu belirsizliği hesaba katın ve güncel süreleri Bakanlık duyurusundan kontrol edin.

Çalışma izni alındıktan sonra işveren ne yapmalı?

İzin alındıktan sonra da işverenin yükümlülükleri devam eder. Bu dönemde en sık hata, bildirim ve uzatma tarihlerinin takip edilmemesidir.

• SGK bildirimi: Yabancı çalışan, Türk vatandaşı çalışanlar gibi 5510 sayılı Kanun kapsamında sigortalıdır. İşe giriş bildirgesi işe başlamadan önce, çıkış bildirgesi çıkıştan itibaren 10 gün içinde verilir.
• Sözleşme ve özlük dosyası: İş sözleşmesi, izin belgesi, pasaport ve ikamet bilgileri özlük dosyasında saklanır.
• Bakanlığa bildirimler: İş ilişkisinin sona ermesi, çalışanın işe başlamaması gibi durumlar mevzuatta belirtilen sürede Bakanlığa bildirilir. Bildirim yapılmaması idari para cezasına konu olabilir.
• Uzatma: Süreli çalışma izni için uzatma başvurusu, iznin bitiminden önceki belirli bir dönem içinde ve her durumda süre dolmadan yapılmalıdır. Süre geçtikten sonra yapılan başvuru uzatma değil yeni başvuru sayılır.
• Ücret uyumu: Bordroda ödenen ücretin başvuruda beyan edilen ücretle ve ücret katsayısıyla tutarlı olmasına dikkat edin.

Yabancı çalışanın bordrosu nasıl hesaplanır?

Çalışma izni olan yabancı çalışanın bordrosu, kural olarak Türk vatandaşı çalışanla aynı şekilde hesaplanır: SGK primi, işsizlik sigortası primi, gelir vergisi ve damga vergisi kesilir, asgari ücret istisnası uygulanır. Türkiye ile sosyal güvenlik sözleşmesi olan ülkelerden geçici görevle gönderilen çalışanlar için prim yükümlülüğünde farklılık olabilir; bu durumda ilgili sözleşme ve SGK'nın güncel uygulaması kontrol edilmelidir.

Aşağıdaki örnek, ocak ayında brüt 100.000 TL ücretle çalışan bir yabancı çalışan için 2026 parametreleriyle hesaplanmıştır. Bu tutarın ilgili pozisyon için ücret katsayısı şartını karşılayıp karşılamadığı ayrıca kontrol edilmelidir.

Tablodaki işveren maliyeti, imalat dışı sektörlerde uygulanan 2 puanlık Hazine indirimiyle (%21,75 yerine %19,75 işveren SGK payı) hesaplanmıştır. İmalat sektöründe 5 puan indirimle %16,75 ödenir; toplam maliyet 118.750,00 TL olur. İndirim şartlarını sağlamayan işveren %21,75 öder; toplam maliyet 123.750,00 TL olur.

Farklı ücretler için maaş hesaplama aracını ve işveren maliyeti hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Güncel prim oranları ve tavan değerleri bordro parametreleri sayfasında yer alır. Kümülatif matrah arttıkça gelir vergisi dilimi değişeceğinden net ücret yıl içinde azalabilir; bunun mantığını bordro nasıl hesaplanır rehberinde bulabilirsiniz.

İzinsiz çalıştırmanın sonuçları nelerdir?

Çalışma izni olmadan yabancı çalıştırmak Uluslararası İşgücü Kanunu'na göre idari para cezası gerektirir. Ceza işveren ve çalışan için ayrı ayrı uygulanır, izinsiz çalıştırılan her yabancı için ayrı hesaplanır ve tekrarında artırılabilir. Bunun yanında yabancının sınır dışı edilmesi, giriş yasağı ve işverenin ileride yapacağı başvuruların olumsuz etkilenmesi söz konusu olabilir. Ayrıca SGK açısından kayıt dışı çalıştırma hükümleri de gündeme gelir. Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellendiği için resmi kaynaktan teyit edilmelidir.

İşe alım ve onboarding planı nasıl kurulmalı?

Yabancı çalışan için işe alım süreci, izin süresi belirsiz olduğu için klasik işe alımdan daha uzun planlanmalıdır. İş teklifinin izin şartına bağlı olarak verilmesi, işe başlama tarihinin izin tarihine göre esnetilmesi ve adaya sürecin açıkça anlatılması iyi bir uygulamadır. Onboarding planında şu konulara yer verin:

• İzin belgesi ve ikamet bilgilerinin özlük dosyasına alınması
• SGK işe giriş bildirgesinin izin başlangıcına göre zamanlanması
• Banka hesabı, vergi kimlik numarası ve yabancı kimlik numarası işlemleri
• İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve işe giriş sağlık muayenesi
• Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma metninin çalışanın anlayacağı dilde verilmesi

Genel adımlar için işe giriş süreci ve evraklar ile çalışan onboarding süreci rehberlerine, aydınlatma metni için İK'da KVKK uyumu rehberine bakabilirsiniz.