İşe giriş süreci ve evrak listesi: ilk günden önce yapılacaklar

İşe giriş süreci neden ilk günden önce başlar?

Yeni bir çalışanın işe girişi, çoğu şirkette ilk iş günü sabahı başlıyormuş gibi görünür. Oysa hukuki açıdan en kritik adımlar o günden önce tamamlanmalıdır. SGK işe giriş bildirgesi çalışan işe başlamadan önce verilmezse işveren idari para cezasıyla karşılaşabilir ve bazı teşvikleri kaybedebilir. İş sözleşmesi, KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) aydınlatma metni ve özlük dosyası evrakları eksik kalırsa, sonradan çıkacak bir uyuşmazlıkta işverenin elinde dayanak olmaz.

Bu rehber, teklifin kabul edilmesinden ilk iş gününe kadar geçen süreyi adım adım anlatır: hangi belgelerin isteneceği, hangilerinin işveren tarafından hazırlanacağı, SGK ve bordro tarafında neyin yapılacağı ve sık yapılan hatalar. İlk gün sonrasındaki uyum süreci için çalışan onboarding süreci rehberine bakabilirsiniz.

İşe giriş süreci hangi adımlardan oluşur?

1. Teklifin yazılı onayı: Ücret, başlangıç tarihi, pozisyon ve çalışma şekli (tam süreli, kısmi süreli, uzaktan) yazılı olarak teyit edilir.
2. Evrak talebi: Adaydan özlük dosyası için gerekli belgeler istenir; bir son teslim tarihi verilir.
3. İş sözleşmesinin hazırlanması: Pozisyona uygun sözleşme hazırlanır, deneme süresi ve gizlilik gibi hükümler eklenir.
4. KVKK aydınlatması ve gerekli açık rızalar: Çalışana hangi verilerin hangi amaçla işlendiği yazılı olarak bildirilir.
5. SGK işe giriş bildirgesi: Çalışan işe başlamadan önce verilir.
6. Bordro ve sistem tanımları: Ücret, banka bilgisi, vergi ve teşvik durumu bordroya, kullanıcı hesapları sistemlere tanımlanır.
7. İlk gün hazırlığı: Ekipman, erişimler, iş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve karşılama planı hazırlanır.

Çalışandan hangi evraklar istenir?

Özlük dosyasının içeriği sektöre, pozisyona ve şirket politikasına göre değişir. Aşağıdaki tablo yaygın uygulamayı özetler. Belirli meslekler için mevzuatın ek belge istediği durumlar vardır; emin olmadığınız ayrıntıda güncel düzenlemeyi resmi kaynaktan teyit edin.

Yabancı uyruklu bir çalışan işe alınıyorsa çalışma izni süreci işe başlamadan önce tamamlanmalıdır. Çalışma izni olmadan işe başlatmak ağır idari yaptırımlara yol açabilir; güncel şartları ilgili bakanlığın resmi kaynağından kontrol edin.

İşveren hangi belgeleri hazırlamalı?

• İş sözleşmesi: Belirsiz ya da belirli süreli, tam ya da kısmi süreli olduğu açıkça yazılmalıdır. Ücret, çalışma süresi, görev tanımı, çalışma yeri ve deneme süresi gibi temel koşullar sözleşmede yer almalıdır.
• Görev tanımı: Performans değerlendirmesi ve olası fesihlerde dayanak olur.
• KVKK aydınlatma metni: Çalışanın verilerinin hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işlendiğini ve kimlere aktarılabileceğini açıklar.
• Açık rıza metinleri: Yalnız açık rızanın gerçekten gerekli olduğu işleme faaliyetleri için ayrı ayrı alınır.
• İş sağlığı ve güvenliği eğitim kayıtları: İşe başlamadan önce ya da ilk gün verilmesi gereken eğitimlerin kaydı tutulur.
• Şirket politikaları: Disiplin, bilgi güvenliği, uzaktan çalışma ve fazla mesai politikaları çalışana tebliğ edilir.
• Zimmet tutanağı: Teslim edilen bilgisayar, telefon, kart gibi varlıklar kayıt altına alınır.

Deneme süresi kaç ay olabilir?

İş sözleşmesine deneme süresi eklenebilir. Deneme süresi en çok 2 aydır; toplu iş sözleşmesiyle 4 aya kadar uzatılabilir. Deneme süresi içinde taraflar sözleşmeyi bildirim süresi beklemeden ve tazminatsız feshedebilir, ancak çalışılan günlerin ücreti ve diğer hakları ödenir. Deneme süresinin geçerli olması için sözleşmede yazılı olarak yer alması gerekir.

SGK işe giriş bildirgesi ne zaman verilir?

SGK işe giriş bildirgesi, genel kural olarak çalışan işe başlamadan önce verilir. Bildirge e-Bildirge sistemi üzerinden gönderilir ve şu bilgileri içerir: çalışanın kimlik bilgileri, işe başlama tarihi, meslek kodu, sigortalılık türü, çalışma şekli ve varsa teşvik bilgisi. Bazı sektörlere özgü istisnalar bulunduğundan, ayrıntıda güncel düzenlemeyi resmi kaynaktan teyit edin.

Bildirgenin zamanında verilmemesi idari para cezasına yol açabildiği gibi, işe alınan kişi için yararlanılabilecek SGK teşviklerini de riske atar. Teşviklerin genel şartları için SGK teşvikleri rehberine bakabilirsiniz.

Aday işe başlamaktan son anda vazgeçerse, verilmiş bildirgenin iptali için SGK'nın öngördüğü süre ve usule uyulmalıdır. Bu nedenle bildirgeyi veren kişinin, adayın gerçekten işe başlayıp başlamadığını ilk gün teyit etmesi ve sonucu kayda geçirmesi iyi bir uygulamadır.

Bildirgede seçilen meslek kodu, iş sözleşmesindeki görev tanımıyla tutarlı olmalıdır. Uzaktan çalışma, kısmi süreli çalışma gibi farklı çalışma biçimleri de doğru şekilde bildirilmelidir. Uzaktan çalışmanın yazılı sözleşme ile yapılması gerektiğini unutmayın.

İlk maaş nasıl hesaplanır?

Ay ortasında işe başlayan çalışanın ilk maaşı, çalıştığı gün sayısına göre kıst olarak hesaplanır. Tam ay çalışan bir çalışan için örnek hesap aşağıdadır. Bordro ayrıntıları için bordro nasıl hesaplanır rehberine, kendi rakamlarınız için maaş hesaplama aracına bakabilirsiniz.

Asgari ücretle işe başlayan bir çalışanın brüt ücreti 33.030 TL, neti 28.075,50 TL'dir; toplam işveren maliyeti imalat dışında 40.214,03 TL olur. 2026'da Hazine indirimi imalat dışında 2 puandır (işveren SGK payı %19,75); imalat sektöründe 5 puan indirimle %16,75 ödenir ve asgari ücretlinin toplam maliyeti 39.223,13 TL'dir.

KVKK açısından işveren ne yapmalı?

İşe giriş sürecinde toplanan verilerin büyük kısmı kişisel veridir; sağlık raporu, adli sicil kaydı gibi bazıları özel nitelikli kişisel veridir. İşveren yalnız amaca uygun ve ölçülü veri toplamalı, her belge için saklama süresi belirlemeli ve erişimi yetkili kişilerle sınırlandırmalıdır. Aday aşamasında toplanıp işe alım gerçekleşmeyen kişilere ait veriler için ayrı bir silme ya da saklama politikası olmalıdır.

• Aydınlatma metni işe başlamadan önce verilmeli ve alındığı belgelenmelidir.
• Özlük dosyası fiziksel ise kilitli dolapta, dijital ise yetki kontrollü sistemde tutulmalıdır.
• E-posta ile belge toplanıyorsa, belgeler özlük sistemine aktarıldıktan sonra e-postadaki kopyalar silinmelidir.

İlk günden önceki hafta için zaman çizelgesi nasıl kurulur?

Evrak toplama, sözleşme ve bildirim adımlarının son güne sıkışmaması için işe başlama tarihinden geriye doğru bir zaman çizelgesi kurmak işe yarar. Aşağıdaki tablo, teklifin işe başlamadan yaklaşık iki hafta önce kabul edildiği bir senaryo için örnektir. Süreleri kendi işe alım hızınıza göre uyarlayabilirsiniz.

Bildirgeyi işe başlama gününden bir gün önce vermek, aday son anda gelmezse iptal gerektirebilir. Ancak bildirgeyi işe başlama günü sabahına bırakmak sistem kesintisi gibi aksaklıklarda risk yaratır. Pek çok şirket bu nedenle bildirgeyi işe başlamadan önceki son iş gününde verir ve aday gelmezse iptal sürecini işletir.

Sık yapılan hatalar nelerdir?

• SGK işe giriş bildirgesinin ilk gün öğleden sonra ya da ertesi gün verilmesi.
• İş sözleşmesinin imzalanmadan çalışmaya başlatılması.
• Deneme süresinin sözleşmeye yazılmaması ya da 2 ayı aşan bir süre yazılması.
• Gereksiz kişisel verilerin (ör. tüm adaylardan adli sicil kaydı) toplanması.
• Bordroya yanlış başlangıç tarihi girilmesi ve ilk maaşın tam ay üzerinden hesaplanması.
• Teşvik uygunluğunun işe girişten sonra fark edilmesi.