Doküman onay ve şirket politikaları

Doküman onay ve şirket politikaları: kim okudu, kim onayladı belli olsun

İSG, KVKK, bilgi güvenliği ya da etik politikasını yayınlamak yetmez; kimin hangi sürümü okuyup onayladığını da göstermeniz gerekir. Teamso şirket politikalarını hedef kitleye yayınlar ve okudum anladım onayını kayda alır. İmza gereken belgeler ise SMS kodlu ve zaman damgalı e-belge onayıyla arşivlenir.

Onay sürüm, kanal ve IP ile saklanır
Yeni sürümde herkesten yeniden onay
Zaman damgalı e-belge arşivi

Şirket politikaları: yayındaki politikalar, sürüm ve yürürlük tarihi

Neler var?

Doküman onay ve şirket politikalarında neler var?

İki katman birlikte çalışır: okunması yeterli iç politikalar için okuma onayı, imza gereken belgeler için e-belge onayı. İkisi de kim, ne zaman, hangi belgeyi onayladı sorusuna yanıt verir.

Politikalar

Şirket politikalarını sürümleri ve hedef kitlesiyle yayınlayın

Politikayı İSG, çevre, insan kaynakları, bilgi güvenliği, KVKK, kalite, etik ya da diğer kategorisinde metin veya PDF olarak eklersiniz. Sürüm etiketi, yürürlük ve gözden geçirme tarihi girilir. Hedef kitle tüm çalışanlar ya da seçili şube, departman ve pozisyonlardır; sonradan işe giren ya da birimi değişen çalışan politikayı kendiliğinden görür.

Yeni sürüm yayınlanınca sürüm numarası artar, yayın tarihi yenilenir
Gözden geçirme tarihinden önce yöneticilere hatırlatma bildirimi gider
Birden çok politika tek seferde yayınlanır, arşivlenir ya da silinir
Ana sayfadaki Politikalar kartı sizin belirlediğiniz sırayı izler

Okuma onayı

Okudum anladım onayı ve onay raporu

Okuma onayı istediğiniz politikada çalışan, politikayı açıp okudum anladım düğmesine basar; PDF varsa düğme PDF açıldıktan sonra etkinleşir. Onay tarih ve saat, sürüm, kanal ve IP adresiyle saklanır. Okuma onayı raporu hedef kişi, onaylayan, bekleyen sayısını ve onay oranını gösterir, bekleyenlere tek tıkla hatırlatma gönderilir.

Son onay tarihi bir ile 365 gün arasında belirlenebilir
Son tarihten üç gün önce ve son gün otomatik hatırlatma gider
Eski sürümlerin onayları silinmez, raporda sürüm seçilerek görülür
Bekleyenler ve onaylayanlar listesi Excel olarak indirilir

Çalışanın politika ekranı: kategorilere göre yayınlanan politikalar

Hızlı politika seti

Yapay zekâ ile şirketinize uygun politika taslakları

Hızlı politika seti, sektörünüze, çalışan sayınıza, şube ve departmanlarınıza ve tehlike sınıfınıza göre önerilen politikaları işaretli getirir; en çok on iki politika seçersiniz. Yapay zekâ seçilenleri taslak olarak yazar, ulaşılamazsa hazır şablon kullanılır. Yapay zekâya yalnız şirket düzeyindeki bilgiler gider, çalışan verisi gönderilmez. Taslaklar yayınlanmadan önce sizin incelemenizi bekler.

Sektör SGK işyeri kaydındaki faaliyet kodundan tahmin edilir
Şirketinizde aynı adlı politika varsa öneride işaretlenir
Taslaklar hukuki danışmanlık yerine geçmez, gözden geçirilmelidir

Doğru araç

Hangi belge için hangi onay?

Okuma onayı ve e-belge onayı farklı ihtiyaçlar için tasarlanmıştır.

İç politikalar için okuma onayı

İSG, KVKK ya da davranış kuralları gibi iç politikalarda tıklamayla alınan okudum anladım onayı yeterlidir. Onay sürüm başına bir kez saklanır, yeni sürümde herkes yeniden onay bekliyor durumuna düşer. Onay web ve mobil uygulamada aynı düğmeyle verilir.

Onay bekleyen politika ana sayfadaki İş kutusunda görünür
Kanal web ya da mobil uygulama olarak kaydedilir
Aynı sürümü yeniden onaylamak yeni kayıt açmaz

İmza gereken belgeler için e-belge

Sözleşme eki ya da aydınlatma metni gibi imza gereken belgeler e-belge ile gönderilir. Zaman damgası açık belgede çalışan SMS koduyla onaylar ve belgenin zaman damgalı kopyası oluşur. Onaylanan belge silinemez.

Reddetme izni belge gönderilirken seçilir
Otomatik hatırlatma ve geciken belge raporu vardır
Zaman damgalı PDF arşivden indirilir

Denetime hazır kayıt

E-belge arşivinde her belgenin geçmişi gönderim, hatırlatma, yeniden gönderim, onay ve ret olaylarıyla tarih, saat ve işlemi yapan kişiyle listelenir. Politika tarafında okuma onayı raporu kim, hangi sürümü, ne zaman onayladı bilgisini verir.

Raporlar Excel olarak dışa aktarılır
Son tarihi geçen bekleyenler kırmızı işaretlenir
Önceki sürümü onaylayanlar ayrıca görünür

Nasıl çalışır?

Politika yönetimi dört adımda kurulur

Politikaları hazırlayın
Mevcut politikalarınızı metin ya da PDF olarak ekleyin veya hızlı politika setiyle taslakları yapay zekâya yazdırın.
Hedef kitleyi seçin
Politikayı tüm çalışanlara ya da seçili şube, departman ve pozisyonlara yayınlayın ve bildirim gönderin.
Okuma onayı isteyin
Gerekli politikalarda okuma onayını açın, isterseniz son onay tarihi belirleyin; imzalı belgeleri e-belgeyle gönderin.
Raporla takip edin
Okuma onayları sekmesinden ilerlemeyi izleyin, bekleyenlere hatırlatın ve listeyi Excel olarak indirin.

Bağlantılı modüller

Doküman onayla bağlantılı modüller

Politikalar ve belgeler çalışan verisi ve iletişim kanallarıyla birlikte çalışır.

İlgili rehberler ve yazılar

SSS

Doküman onay ve şirket politikaları hakkında sık sorulanlar

Bize ulaşın

Şirket politikaları için okuma onayı nasıl alınır?

Politika penceresinde okuma onayı iste seçeneğini açar, isterseniz son onay tarihi için gün sayısı girersiniz. Politika yayınlandığında hedef kitleye bildirim gider ve politika ana sayfadaki İş kutusunda onay bekliyor olarak görünür. Çalışan politikayı açıp okudum anladım düğmesine basar; onay tarih, saat, sürüm, kanal ve IP adresiyle saklanır.

Politika güncellendiğinde onaylar ne olur?

Yayındaki politikayı yeni sürüm olarak yayınladığınızda sürüm numarası bir artar, yayın tarihi yenilenir ve okuma onayı isteyen politikada herkes yeniden onay bekliyor durumuna düşer. Önceki sürümün onayları silinmez; raporda sürüm seçerek eski onayları görebilirsiniz. Küçük düzeltmeler ise sürüm numarasını değiştirmeden kaydedilir.

Okuma onayı ile e-belge onayı arasındaki fark nedir?

Okuma onayı tek tıkla verilir ve iç politikalar için yeterlidir. E-belge onayı ise imza gereken belgeler içindir: zaman damgası açık belgede çalışan telefonuna gelen SMS koduyla onaylar ve belgenin zaman damgalı kopyası saklanır. İki onay da kim, ne zaman, hangi belgeyi onayladı sorusuna kayıtla yanıt verir.

Politikayı kimlerin onaylamadığını nasıl görürüm?

Okuma onayları sekmesinde her politika için onaylayan ve hedef kişi sayısı, ilerleme çubuğu ve bekleyen sayısı görünür. Politikaya tıkladığınızda açılan raporun bekleyenler sekmesinde onaylamayanların adı, şubesi, pozisyonu ve son tarihi listelenir; son tarihi geçenler kırmızı işaretlidir. Buradan hatırlatma gönderip listeyi Excel olarak indirebilirsiniz.

Şirket politikalarını yapay zekâ yazabilir mi?

Hızlı politika seti, şirket bilgilerinize göre önerilen politikaları seçmenizi ve yapay zekâya taslak olarak yazdırmanızı sağlar. Taslaklar yayınlanmadan önce gözden geçirilmeniz gerektiğini belirten bir etiketle gelir. Yapay zekâya yalnız şirket adı, sektör, çalışan ve şube sayısı, departman adları ve tehlike sınıfı gider. Taslaklar hukuki danışmanlık yerine geçmez.

Çalışanlar politikaları mobil uygulamadan okuyabilir mi?

Evet. Çalışan politikaları menüden ve ana sayfadaki Politikalar kartından açar; mobil uygulamada PDF uygulamanın içinde görüntülenir. Okudum anladım düğmesi mobilde de aynıdır ve onayın kanalı mobil uygulama olarak kaydedilir. Son on dört günde yayınlanan politikalar listede yeni rozetiyle öne çıkar.

Denetimde hangi kayıtları gösterebilirim?

Politikalar için okuma onayı raporu, her çalışanın hangi sürümü ne zaman ve hangi kanaldan onayladığını gösterir ve Excel'e aktarılır. E-belgeler için arşivdeki belge geçmişi gönderim, hatırlatma, onay ve ret olaylarını tarih ve kişiyle listeler; zaman damgalı belgelerin PDF'i indirilebilir. Onaylanmış e-belge silinemez.

Doküman onay ve şirket politikaları ile başlayın

Ücretsiz deneyin ya da ekibimizle ürünü birlikte inceleyin.

Demo iste