Aydınlatma metninde neler bulunmalı?
KVKK md. 10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ, metinde en az şu bilgilerin yer almasını ister. Her bilginin işlenen veri kategorisiyle eşleştirilmesi, yani hangi verinin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiğinin açıkça gösterilmesi gerekir.
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği
- Verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği (alıcı grupları)
- Verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi
- İlgili kişinin md. 11'de sayılan hakları ve başvuru yolu
Aydınlatma ile açık rıza arasındaki fark nedir?
Aydınlatma bir bilgilendirme yükümlülüğüdür ve veri hangi hukuki sebebe dayanırsa dayansın her durumda yerine getirilir. Kişinin onayına bağlı değildir; çalışanın metni 'okudum' diye imzalaması yalnızca aydınlatmanın yapıldığını ispat içindir.
Açık rıza ise yalnızca diğer hukuki sebeplerin bulunmadığı durumlarda alınan ayrı bir irade beyanıdır. Kurul, rıza beyanının aydınlatma metninin içine yerleştirilmesini ya da aydınlatma metnine 'onaylıyorum' kutusu eklenmesini hatalı bulur. İki metin ayrı tutulmalıdır.
İK'da hangi aydınlatma metinleri gerekir?
Farklı kişi grupları için farklı veri işleme faaliyetleri bulunduğundan tek bir genel metin yeterli olmaz. Uygulamada iş başvurusu yapan adaylar, çalışanlar, stajyerler, ziyaretçiler, kamera kaydı alanındaki kişiler ve çalışanların aile bireyleri (örneğin özel sağlık sigortasına eklenen eşler ve çocuklar) için ayrı metinler hazırlanır.
Aydınlatma veri elde edilirken yapılmalıdır: aday için başvuru anında, çalışan için işe girişte. Veri başka bir kaynaktan, örneğin bir referanstan elde edilmişse kişiye makul süre içinde ve en geç ilk iletişimde bilgi verilmelidir. Yeni bir işleme amacı ortaya çıktığında, örneğin PDKS veya mobil konum takibi başlatıldığında, metin güncellenip yeniden duyurulmalıdır.
En sık yapılan hatalar ve yaptırım
Tebliğ, eksik veya yanıltıcı ifadeleri açıkça yasaklar. 'Gibi', 'vb.' ile biten belirsiz listeler, kanunda olmayan hukuki sebepler, işlenmeyen verilerin sayılması ve metnin anlaşılmayacak kadar teknik yazılması en sık karşılaşılan hatalardır.
Aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumlusuna KVKK md. 18 uyarınca idari para cezası verilir. Aydınlatmanın yapıldığını ispat yükü işverende olduğundan, çalışanın metni hangi tarihte ve hangi sürümüyle aldığı kayıt altında tutulmalı, kayıt dijital özlük dosyasında saklanmalıdır.
Aydınlatma metni hakkında sık sorulan sorular
Aydınlatma metni imzalatmak zorunlu mu?
Kanun imza şartı koymaz, ancak aydınlatmanın yapıldığını ispat yükü işverendedir. Bu yüzden imza, elektronik onay veya kayıtlı bir tebliğ yöntemi kullanılması önerilir.
Aydınlatma metni web sitesinde yayımlamak yeterli mi?
Adaylar ve ziyaretçiler için web sitesi veya katmanlı bildirim kullanılabilir. Çalışanlar için ise metnin işe girişte doğrudan iletilmesi ve teslimin kayıt altına alınması daha güvenlidir.
Aydınlatma metni ne zaman güncellenmeli?
Yeni bir veri kategorisi işlenmeye, yeni bir amaç veya aktarım başladığında güncellenmelidir. Güncellenen metin ilgili kişilere yeniden duyurulmalıdır.
Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır ve 2026 mevzuatına göre hazırlanmıştır; somut durumunuz için bir uzmana danışın. Yıllık değişen tutarların tamamı bordro parametreleri sayfasında.