PDKS nasıl çalışır?
Personel devam kontrol sistemi, çalışanların işe giriş ve çıkış zamanlarını otomatik olarak kaydeder. Kayıtlar, işyerinin vardiya ve mesai saatleri kurallarıyla karşılaştırılarak geç kalma, erken çıkma, devamsızlık ve fazla çalışma süreleri hesaplanır. Sonuçlar puantaja ve oradan bordroya aktarılır.
Sistemin doğru çalışması için kuralların net tanımlanması gerekir: tolerans süreleri, ara dinlenmelerin otomatik düşülüp düşülmeyeceği, eksik okumalarda ne yapılacağı ve düzeltme taleplerinin hangi onay akışıyla değerlendirileceği yazılı olarak belirlenmelidir.
Hangi yöntemler kullanılır?
Kullanılan yöntem, işyerinin yapısına ve veri koruma risklerine göre seçilmelidir:
- Kart veya anahtarlık ile turnike ya da okuyucu
- Sabit noktalara yerleştirilen karekodun mobil uygulamayla okutulması
- Mobil uygulama üzerinden konum doğrulamalı giriş çıkış (sahada ve uzaktan çalışanlar için)
- Şifre veya PIN ile giriş, imzalı devam çizelgesi (parmak izi, yüz tanıma gibi biyometrik okuyucular mesai takibi için kullanılmamalıdır)
PDKS kullanırken KVKK açısından nelere dikkat edilmeli?
Giriş çıkış kayıtları kişisel veridir; işverenin çalışma süresini takip etme yükümlülüğü bu verilerin işlenmesi için hukuki sebep oluşturur. Çalışanlara aydınlatma metni ile hangi verilerin, hangi amaçla ve ne süreyle tutulduğu bildirilmelidir.
Biyometrik yöntemler özel nitelikli kişisel veri işlemesi anlamına gelir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararına (Resmî Gazete, 2 Haziran 2026) göre parmak izi, yüz tanıma, iris veya retina gibi biyometrik verilerin mesai takibi amacıyla işlenmesi, çalışanın açık rızası bulunsa dahi ölçülülük ilkesine aykırı ve hukuka aykırıdır. Mesai takibi için kart, şifre, karekod veya giriş ve çıkış anında alınan konum gibi yöntemler kullanılmalıdır. Mobil konum ise yalnızca giriş ve çıkış anında alınmalı, çalışanın gün boyu sürekli izlenmesine dönüşmemelidir.
PDKS kayıtlarının delil değeri nedir?
Fazla mesai uyuşmazlıklarında ispat yükü işçide olsa da, PDKS kayıtları mahkemelerin en çok başvurduğu delillerden biridir. Kayıtlar işçinin fazla çalışma iddiasını destekleyebileceği gibi, işverenin çalışma sürelerinin sınırlar içinde kaldığını göstermesine de imkân tanır.
Kayıtların güvenilirliği için sonradan yapılan düzeltmelerin kim tarafından, ne zaman ve hangi gerekçeyle yapıldığının iz kaydı tutulmalıdır. Elle yapılan toplu düzeltmeler veya fazla çalışmaları sistematik olarak silen kurallar, kayıtların delil değerini zayıflatır ve işveren aleyhine yorumlanabilir. PDKS verisi aynı zamanda fazla mesai ve yıllık fazla çalışma sınırı takibinin temelidir.
PDKS (personel devam kontrol sistemi) hakkında sık sorulan sorular
PDKS zorunlu mu?
Kanunda PDKS kurma zorunluluğu yoktur. Ancak işveren çalışma sürelerini kayıt altına almakla yükümlüdür ve PDKS bunun en güvenilir yöntemidir.
Parmak izli PDKS yasal mı?
Mesai takibi için hayır. KVK Kurulu'nun 2026/921 sayılı ilke kararına göre mesai takibi amacıyla parmak izi gibi biyometrik veri işlenmesi, açık rıza alınsa bile hukuka aykırıdır. Kart, şifre, karekod veya konum doğrulamalı giriş gibi yöntemler kullanılmalıdır.
PDKS kayıtları fazla mesai davasında delil olur mu?
Evet. PDKS kayıtları mahkemelerin çalışma sürelerini tespit ederken başvurduğu temel delillerden biridir.
Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır ve 2026 mevzuatına göre hazırlanmıştır; somut durumunuz için bir uzmana danışın. Yıllık değişen tutarların tamamı bordro parametreleri sayfasında.