Özlük dosyasını dijital tutmak yasal mı?
İş Kanununun 75. maddesi işverene her işçi için bir özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü getirir, ancak dosyanın kâğıt olmasını şart koşmaz. Dosyada işçinin kimlik bilgileri ile kanun ve yönetmeliklere göre düzenlenmesi gereken belgeler bulunur ve işveren bunları istendiğinde yetkili makamlara ibraz etmek zorundadır.
Dijital dosyanın denetimde geçerli olması için belgelerin bütünlüğünün korunması, kim tarafından ne zaman yüklendiğinin ve değiştirildiğinin izlenebilmesi gerekir. Islak imzalı belgelerin taranmış kopyaları da saklanabilir; ancak uyuşmazlıkta asıl belge istenebileceği için kritik belgelerin asılları ayrıca muhafaza edilmelidir.
E-özlük dosyasında hangi belgeler bulunur?
Dosyanın kapsamı işin niteliğine göre değişir; aşağıdaki belgeler çoğu işyerinde ortaktır. Belgelerin kategorilere ayrılması hem erişim yetkisi tanımlamayı hem de saklama sürelerini yönetmeyi kolaylaştırır.
- Kimlik fotokopisi, ikametgâh ve iletişim bilgileri
- İş sözleşmesi ve ekleri, görev ve ücret değişikliği yazıları
- İşe giriş bildirgesi ve diploma, sertifika gibi eğitim belgeleri
- İşe giriş ve periyodik sağlık raporları, İSG eğitim belgeleri
- Zimmet tutanakları ve izin belgeleri
- Disiplin ve savunma yazıları
- Fesih bildirimi, ibraname ve çalışma belgesi
E-imza ve elektronik onayın ispat gücü
Nitelikli elektronik imza ile imzalanan belgeler, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. İş sözleşmesi, fesih bildirimi gibi yazılı şekil gerektiren belgeler nitelikli e-imzayla güvenle düzenlenebilir.
Kimlik doğrulamalı portal onayı ya da SMS onayı gibi yöntemler nitelikli e-imza değildir; ancak uyuşmazlıkta delil olarak değerlendirilir. Bu yüzden onayın zaman damgası, IP bilgisi ve doğrulama adımı kayıt altında tutulmalıdır.
KVKK ve saklama süresi
Özlük dosyası, sağlık raporu ve sabıka kaydı gibi özel nitelikli kişisel veriler içerir. Bu veriler ayrı klasörlerde, yalnız yetkili kişilerin erişebileceği şekilde saklanmalıdır. Yöneticiler ekiplerinin tüm özlük belgelerini görmemeli; her rol için erişim kapsamı ayrı tanımlanmalıdır.
Kanunda tek bir saklama süresi yoktur. İşçilik alacakları için beş yıllık, genel zamanaşımı için on yıllık süre dikkate alınarak uygulamada belgeler iş ilişkisi bittikten sonra en az on yıl saklanır. Süresi dolan belgeler saklama ve imha politikasına göre silinmelidir. Özlük dosyası sayfasında belge listesi ayrıntılı anlatılmaktadır.
Dijital özlük dosyası (e-özlük) hakkında sık sorulan sorular
Özlük dosyası tamamen dijital olabilir mi?
Evet, kanun kâğıt şartı aramaz. Ancak ıslak imzalı asılların ispat açısından ayrıca saklanması ya da belgelerin baştan nitelikli e-imzayla düzenlenmesi önerilir.
Çalışan kendi özlük dosyasını görebilir mi?
Evet. KVKK kapsamında çalışan kendisiyle ilgili işlenen verileri öğrenme hakkına sahiptir; self servis portalı bu erişimi kolaylaştırır.
Özlük dosyası ne kadar saklanmalı?
Kesin bir kanuni süre yoktur. Zamanaşımı süreleri dikkate alınarak iş ilişkisinin bitiminden itibaren en az on yıl saklanması yaygın uygulamadır.
Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır ve 2026 mevzuatına göre hazırlanmıştır; somut durumunuz için bir uzmana danışın. Yıllık değişen tutarların tamamı bordro parametreleri sayfasında.