Özlük dosyası tutmak zorunlu mu?
Evet. İş Kanununun 75. maddesine göre işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Dosyada işçinin kimlik bilgileri ile kanun ve yönetmeliklere göre düzenlenmesi gereken tüm belgeler yer alır ve işveren bunları istendiğinde yetkili memur ve makamlara göstermekle yükümlüdür.
Aynı madde işverene işçi hakkındaki bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun şekilde kullanma, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamama yükümlülüğü de getirir. Özlük dosyası bu nedenle hem bir arşiv hem de korunması gereken bir veri kaynağıdır.
Özlük dosyasında hangi belgeler bulunur?
Belgeler işin niteliğine göre değişse de çoğu işyerinde aşağıdaki liste temel kabul edilir. Belgelerin işe giriş, çalışma süresi ve ayrılış olarak gruplandırılması takibi kolaylaştırır.
- Kimlik fotokopisi, ikametgâh, fotoğraf ve iletişim bilgileri
- İş sözleşmesi, ek protokoller, ücret ve görev değişikliği yazıları
- İşe giriş bildirgesi ve diploma ya da sertifikalar
- İşe giriş ve periyodik sağlık raporları, İSG eğitim katılım belgeleri
- İzin belgeleri, zimmet tutanakları ve fazla çalışma onayı
- Disiplin, savunma ve uyarı yazıları
- KVKK aydınlatma metni ve varsa açık rıza belgeleri
- Fesih bildirimi, ibraname, işten ayrılış bildirgesi ve çalışma belgesi
Özlük dosyası ne kadar süre saklanır?
İş Kanunu özlük dosyası için belirli bir saklama süresi öngörmez. Uygulamada işçilik alacakları için beş yıllık zamanaşımı, genel zamanaşımı ve sözleşmeden doğan talepler için on yıllık süre, vergi ve SGK incelemelerine ilişkin süreler dikkate alınarak belgeler iş ilişkisi bittikten sonra en az on yıl saklanır.
Bazı belgeler için özel süreler vardır; örneğin iş sağlığı ve güvenliği kayıtları ve maruziyet bilgileri daha uzun süre saklanmalıdır. Süresi dolan belgeler saklama ve imha politikasına göre imha edilmelidir.
KVKK açısından nelere dikkat edilmeli?
Özlük dosyası sağlık raporu, adli sicil kaydı ve sendika üyeliği gibi özel nitelikli kişisel veriler içerebilir. Bu belgeler ayrı ve daha sıkı korunan bir bölümde saklanmalı, yalnız işi gereği erişmesi gereken kişilerle sınırlandırılmalıdır.
Fiziksel dosyalar kilitli dolaplarda, dijital dosyalar rol bazlı yetkilendirilmiş sistemlerde tutulmalıdır. Kâğıt dosyaların dijital özlük dosyasına dönüştürülmesi, erişim kaydı tutmayı ve saklama sürelerini otomatik yönetmeyi kolaylaştırır. Çalışanın kendi dosyasındaki verilere erişim talebi KVKK kapsamında yanıtlanmalıdır.
Özlük dosyası hakkında sık sorulan sorular
Özlük dosyası nedir?
İşverenin her çalışan için tuttuğu, kimlik bilgileri ile kanun ve yönetmeliklere göre düzenlenmesi gereken belgeleri içeren dosyadır.
Çalışan özlük dosyasını görebilir mi?
Evet. KVKK kapsamında çalışan kendisiyle ilgili işlenen verileri öğrenme ve bunlara ilişkin bilgi talep etme hakkına sahiptir.
Özlük dosyası tutmamanın cezası var mı?
İş Kanunu kapsamında yükümlülüğe aykırılık idari para cezasına yol açar. Ayrıca uyuşmazlıklarda belgelerin bulunmaması işveren aleyhine sonuç doğurur.
Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır ve 2026 mevzuatına göre hazırlanmıştır; somut durumunuz için bir uzmana danışın. Yıllık değişen tutarların tamamı bordro parametreleri sayfasında.