ATS ne işe yarar?
Aday takip sistemi, işe alım ekibinin e-posta kutuları, Excel listeleri ve kariyer sitesi panelleri arasında dağılmış işini tek bir yere toplar. Her açık pozisyon için başvurular aynı listede görünür, adaylar ön eleme, mülakat, teklif gibi aşamalarda ilerletilir ve kimin hangi adayla en son ne konuştuğu kayıt altında kalır.
Asıl kazanç zamandır: ilanı birden fazla kariyer sitesinde tek tıkla yayınlamak, CV'leri otomatik ayrıştırmak ve şablon e-postalarla adaylara hızlı dönüş yapmak, işe alım uzmanının haftalık yükünü belirgin biçimde azaltır. Hızlı dönüş aynı zamanda aday deneyimini iyileştirir.
Bir ATS'de hangi işlevler olmalı?
Küçük ve orta ölçekli şirketler için temel işlevler yeterlidir; çok sayıda pozisyonu olan şirketlerde raporlama ve otomasyon önem kazanır.
- Kariyer sayfası ve çoklu ilan yayınlama
- CV ayrıştırma ve aday profili oluşturma
- Aynı kişinin farklı ilanlara yaptığı tekrarlanan başvuruların birleştirilmesi
- Sürükle bırak aşama yönetimi ve aday puan kartları
- Mülakat takvimi, görüşmeci ataması ve ortak değerlendirme formu
- Teklif mektubu ve onay akışı
- İşe alınan adayın bilgilerinin özlük ve bordro kaydına aktarılması
- Kaynak, süre ve dönüşüm raporları
ATS ve KVKK: aday verisi nasıl saklanmalı?
Özgeçmişler kimlik, iletişim, eğitim ve bazen sağlık ya da dernek üyeliği gibi özel nitelikli veriler içerir. Başvuru sırasında aydınlatma metni sunulmalı, aday havuzunda tutulacak veriler için saklama süresi belirlenmeli ve süre dolunca kayıtlar silinmeli ya da anonimleştirilmelidir.
Sistemde rol bazlı yetki olmalıdır: işe alım uzmanı tüm adayları görürken bir departman yöneticisi yalnız kendi pozisyonuna başvuranları görmelidir. Kimin hangi CV'yi indirdiği kayıt altına alınmalıdır.
ATS seçerken nelere bakılmalı?
Önce mevcut süreci çizin: kaç pozisyon, kaç aşama, kaç onaylayıcı var? Sonra sistemi bu süreçle deneyin. Türkiye'deki kariyer siteleriyle entegrasyon, Türkçe karakterli arama, mobil uyumlu başvuru formu ve İK yazılımıyla tek kayıt kullanımı en çok fark yaratan konulardır.
İşe alınan adayın bilgileri ayrı bir sisteme elle yeniden yazılıyorsa veri hataları kaçınılmazdır. ATS'nin işe alışma ve özlük dosyası süreçleriyle bağlantılı olması, adayın imzalı teklifinden ilk maaşına kadar tek bir kaydın kullanılmasını sağlar.
Aday takip sistemi (ATS) hakkında sık sorulan sorular
ATS ile kariyer sitesi arasındaki fark nedir?
Kariyer sitesi ilanın yayınlandığı ve adayların başvurduğu dış platformdur. ATS ise farklı kaynaklardan gelen başvuruları şirket içinde toplayıp yönettiğiniz sistemdir.
Küçük bir şirketin ATS'ye ihtiyacı var mı?
Yılda birkaç işe alım yapan bir şirket için tablo yeterli olabilir. Aynı anda üç dört pozisyon açıldığında ve birden fazla görüşmeci devreye girdiğinde ATS zaman kazandırmaya başlar.
ATS'de aday verileri ne kadar süre saklanabilir?
KVKK belirli bir süre öngörmez; şirket saklama süresini amaca uygun belirleyip aydınlatma metninde yazmalıdır. Uygulamada süreç sonrası 6 ay ile 2 yıl arasında süreler yaygındır.
Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır ve 2026 mevzuatına göre hazırlanmıştır; somut durumunuz için bir uzmana danışın. Yıllık değişen tutarların tamamı bordro parametreleri sayfasında.