Elektronik imza

E-imza türleri nelerdir?

Günlük dilde e-imza denilen yöntemler hukuken aynı değildir. 5070 sayılı Kanuna göre güvenli elektronik imza, yalnız imza sahibine bağlı olan, onun tasarrufundaki araçla oluşturulan ve nitelikli elektronik sertifikaya dayanan imzadır. Bu imza elle atılan imzayla eşdeğerdir.

• Nitelikli e-imza: Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu yetkili sağlayıcılarından alınan kart ya da token ile atılır
• Mobil imza: nitelikli sertifikanın SIM karta yüklendiği türdür, hukuken nitelikli e-imzayla aynı sonucu doğurur
• Basit elektronik onay: SMS kodu, e-posta onayı ya da portal tıklaması; yasal olarak imza değildir, delil olarak değerlendirilir

Hangi İK belgeleri e-imzayla imzalanabilir?

Kanun, resmi şekle ya da özel bir merasime tabi işlemler dışında güvenli e-imzanın elle atılan imza yerine geçtiğini kabul eder. Bu nedenle iş sözleşmesi, ek protokoller, fesih bildirimi, ibraname, savunma talebi, zimmet tutanağı, eğitim katılım formu ve izin talepleri nitelikli e-imzayla imzalanabilir.

Yazılı şekil şartı olan işlemlerde, örneğin fesih bildiriminde, basit elektronik onay yeterli olmayabilir; nitelikli e-imza ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) ile birlikte kullanılan e-imza tercih edilmelidir. Noterlik işlemleri gibi resmi şekil gerektiren işlemler e-imzayla yapılamaz.

Basit elektronik onayın ispat gücü

SMS onayı ya da portal üzerinden verilen onay, nitelikli e-imza değildir; mahkeme bu onayları diğer delillerle birlikte takdiri delil olarak değerlendirir. Onayın değeri, kimlik doğrulamanın gücüne ve kayıtların bütünlüğüne bağlıdır.

Bu yüzden e-bordro, politika kabulü ya da izin talebi gibi düşük riskli onaylarda basit elektronik onay pratik bir çözümdür; ancak onay anının zaman damgası, kullanılan telefon numarası ya da hesap ve belgenin o anki hali değiştirilemez şekilde saklanmalıdır.

Şirketlerde e-imzaya geçiş nasıl yapılır?

İlk adım, hangi belgelerde hangi imza düzeyinin gerektiğini belirlemektir. Yasal riski yüksek belgeler (sözleşme, fesih, ibra) için nitelikli e-imza, rutin onaylar için basit onay kullanılabilir. İmza yetkililerinin sertifikaları alınmalı ve süreleri takip edilmelidir.

Çalışanların e-imza sahibi olması zorunlu değildir; nitelikli e-imzası olmayan çalışanlar için ıslak imza seçeneği korunmalıdır. İmzalanan belgeler dijital özlük dosyasında saklandığında arşivleme ve denetim ihtiyacı da tek yerden karşılanır.