E-bordro

E-bordro ücret hesap pusulası yerine geçer mi?

İş Kanununun 37. maddesi, ücret ödemelerinde işçiye ücretin hesabını gösteren imzalı ya da işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula verilmesini zorunlu tutar. Kanun pusulanın kâğıt olmasını şart koşmaz; bu yüzden elektronik ortamda erişime açılan ve kimin tarafından ne zaman görüntülendiği izlenebilen bir e-bordro, ücret hesap pusulası yükümlülüğünü karşılar.

Pusulada ödeme günü, ilgili dönem, ücret ve fazla çalışma, hafta tatili, genel tatil gibi ek ödemeler ile vergi, SGK primi, avans ve icra gibi kesintilerin tek tek gösterilmesi gerekir. Toplam bir net tutar göstermek yeterli değildir.

E-bordro çalışana nasıl iletilir?

Pusulaların e-posta ekinde şifresiz gönderilmesi en yaygın ama en riskli yöntemdir; yanlış adrese giden tek bir e-posta ücret bilgisinin sızmasına yol açar. Daha güvenli yöntemler şunlardır:

• Kimlik doğrulamalı çalışan self servis portalı ya da mobil uygulama
• Şifreli PDF ve şifrenin ayrı kanaldan iletilmesi
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) ile gönderim
• Nitelikli elektronik imza ya da e-mühürle imzalanmış belge

Çalışan onayı ve ispat gücü

Bordrolar, özellikle fazla çalışma ve tatil ücretleri uyuşmazlıklarında önemli delildir. Yargıtay uygulamasında çalışanın imzasını taşıyan ve tahakkuk içeren bordrolar, ihtirazi kayıt konulmadıkça içerdiği ödemelerin yapıldığına karine kabul edilir. E-bordroda bu imzanın yerini çalışanın kimlik doğrulamalı onayı alır.

Onayın ispat gücü için çalışanın hangi bordroyu, hangi tarihte, hangi doğrulama adımıyla onayladığı değiştirilemez şekilde kayıt altında tutulmalıdır. Çalışanın itirazını kayda geçirebileceği bir alan bulunması, sonradan doğacak uyuşmazlıkları da azaltır.

E-bordroya geçişte yapılacaklar

Geçiş öncesinde çalışanlar bilgilendirilmeli, ilk aylarda kâğıt ve elektronik pusula birlikte verilebilir. Bilgisayar ya da akıllı telefon erişimi olmayan çalışanlar için alternatif sağlanmalıdır. Bordro kapanışından sonra pusulaların aynı gün yayınlanması ve geçmiş dönem pusulalarının arşivde erişilebilir kalması beklenir.

Pusulalar kişisel veri içerdiğinden saklama süresi ve erişim yetkileri KVKK politikasına uygun belirlenmelidir. Ayrılan çalışanların da geçmiş bordrolarına belirli bir süre erişebilmesi ya da ayrılışta toplu olarak teslim edilmesi iyi bir uygulamadır.