Bordro kapanışı

Bordro kapanışı neden önemlidir?

Bordro tek başına bir hesap değildir; banka ödemesi, MUHSGK beyannamesi, e-bordro, muhasebe fişi ve maliyet raporları aynı veriden üretilir. Kapanış yapılmadan bu çıktılar üretilirse, sonradan yapılan küçük bir değişiklik bile ödenen tutar ile beyan edilen tutar arasında fark yaratır.

Kapanış, dönem verisinin "tek doğru" haline geldiği andır. Sonradan değişiklik gerekiyorsa kapalı dönem açılmaz; düzeltme bir sonraki dönemde ya da fark bordrosuyla yapılır. Bu disiplin denetim izinin korunması için de gereklidir.

Bordro kapanışı adım adım nasıl yapılır?

Çoğu işyerinde kapanış takvimi ücret ödeme gününden geriye doğru planlanır. Ödeme ayın son iş günü yapılıyorsa puantaj genellikle 5-7 gün önce kilitlenir.

• Puantajın onaylanması: devam, izin, rapor ve fazla çalışma verisinin yönetici onayından geçmesi
• Değişikliklerin toplanması: işe giriş ve çıkışlar, ücret değişiklikleri, yeni yan haklar
• Ek ödeme ve kesintilerin işlenmesi: prim, ikramiye, avans, icra, BES
• Hesaplama ve ön kontrol: önceki aya göre sapma raporu, sıfır ya da negatif net kontrolü
• Onay: bordro sorumlusu ve finans onayı
• Kilitleme: dönemin değişikliğe kapatılması
• Çıktılar: banka talimatı, e-bordro, MUHSGK ve muhasebe kaydı

Kapanış öncesi en sık gözden kaçan kontroller

Ay içinde işe girenlerde ve ayrılanlarda kıstelyevm hesabı, ücretsiz izin ve rapor günlerinin eksik gün koduyla eşleşmesi, SGK tavanını aşan kazançlar ve teşvik başlangıç ile bitiş tarihleri en sık hata yapılan alanlardır.

Bunlara ek olarak yıl içinde işe girip önceki matrahının dikkate alınmasını talep eden çalışanların kümülatif matrahı, kıdem ve ihbar tazminatı ödenen çalışanlarda vergi istisnası, icra kesintisi sırası ve yeni yıl parametrelerinin (asgari ücret, tavan, dilimler) doğru işlendiği kontrol edilmelidir. Önceki aya göre net ücreti belirgin değişen çalışanların listesini çıkarmak, hataların büyük kısmını yakalar.

Kapanıştan sonra hata çıkarsa ne yapılır?

Ödeme yapılmadan önce fark edilen hatalarda dönem yetkili onayıyla yeniden açılıp hesaplanabilir; ancak bu işlemin kim tarafından ve neden yapıldığı kayıt altına alınmalıdır. Ödeme ve beyanname sonrası fark edilen hatalarda eksik ödeme sonraki maaşla ya da ek ödemeyle tamamlanır, fazla ödeme çalışanla mutabık kalınarak geri alınır.

SGK bildirimini etkileyen düzeltmeler için ek ya da iptal aylık prim ve hizmet belgesi verilir; vergi beyannamesi etkileniyorsa düzeltme beyannamesi gerekir. Gecikme süresi uzadıkça gecikme zammı ve ceza riski artar.