Ücretsiz izin, rapor ve eksik gün bordroya nasıl yansır?

Eksik gün nedir?

Eksik gün, çalışanın bir ay içinde SGK'ya prim ödeme gün sayısı olarak bildirilmeyen günleridir. Aylık ücretli bir çalışan tam ay çalıştığında SGK'ya 30 gün bildirilir. Ücretsiz izin, istirahat raporu, devamsızlık, ay içinde işe giriş veya işten çıkış gibi durumlarda bu sayı 30'un altına düşer ve aradaki fark eksik gün olarak bildirilir.

Eksik gün yalnızca SGK bildirgesini değil, bordronun tamamını etkiler: ödenecek ücret, SGK prime esas kazanç (PEK), asgari ücret istisnası, gelir ve damga vergisi ile net ücret birlikte değişir. Bu rehber, ücretsiz izin ve rapor günlerinin bordroya nasıl yansıdığını örnek hesapla anlatır.

Hangi durumlar eksik gün sayılır?

• Ücretsiz izin: Çalışanın talebi ve işverenin onayıyla kullanılan, ücret ödenmeyen izin günleri.
• İstirahat raporu: Hastalık, iş kazası, meslek hastalığı veya analık nedeniyle alınan raporlu günler. Bu dönemde şartları sağlayan çalışana SGK ödeneği ödenir.
• Devamsızlık: Mazeretsiz olarak işe gelinmeyen günler.
• Ay içinde giriş veya çıkış: Ayın ortasında işe başlayan veya ayrılan çalışanın çalışmadığı günler.
• Kısmi süreli çalışma ve puantaj kayıtlı çalışma: Ay içinde daha az gün çalışılmasının öngörüldüğü sözleşmeler.
• Grev, lokavt, gözaltı, tutukluluk gibi diğer yasal durumlar.

Yıllık ücretli izin, babalık izni, evlilik ve ölüm izni gibi ücretli izinler eksik gün değildir; bu günler çalışılmış gibi bildirilir. Hafta tatili ve genel tatiller de aylık ücretli çalışanda tam ay içinde yer alır.

Eksik gün nedeni nasıl bildirilir?

SGK'ya verilen aylık prim ve hizmet bildiriminde, 30 günden az bildirilen her çalışan için eksik gün sayısı ve eksik gün nedeni ayrıca bildirilir. Eksik gün nedenleri SGK tarafından tanımlanmış kodlarla seçilir: ücretsiz izin, istirahat, disiplin cezası, gözaltı, kısmi süreli çalışma, puantaj kayıtları, devamsızlık, ay içinde giriş veya çıkış, birden fazla nedenin birlikte olması gibi. Doğru kodun seçilmesi önemlidir; örneğin rapor günleri için ücretsiz izin kodu seçilirse SGK ödeneği ile bildirim arasında uyumsuzluk oluşabilir.

Bazı eksik gün nedenlerinde belge saklama zorunluluğu vardır. Ücretsiz izin için çalışanın yazılı talebi ve işverenin onayı, devamsızlık için tutanak, rapor için sağlık kuruluşu raporu özlük dosyasında saklanmalı ve gerekirse SGK'ya ibraz edilmelidir. Kodların güncel listesi ve belge şartları için güncel şartları SGK duyurusundan kontrol edin.

Aylık bildirim, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi (MUHSGK) ile izleyen ayın 26'sına kadar verilir. Eksik gün bilgisi de bu beyannamenin parçasıdır.

Eksik günlü ayda ücret nasıl hesaplanır?

Aylık ücretli çalışanlarda yaygın uygulama, aylık brüt ücretin 30'a bölünerek günlük ücretin bulunması ve çalışılmayan gün sayısı kadar ücretin düşülmesidir. Ayın kaç gün çektiğinden bağımsız olarak 30 gün esas alınır.

Eksik günlü bir ayda dikkat edilmesi gereken en önemli nokta SGK sınırlarıdır. SGK prime esas kazanç tabanı ve tavanı aylık 30 gün içindir; eksik günlü aylarda taban ve tavan gün sayısına göre orantılanır. 2026 için aylık taban 33.030 TL'dir; 27 gün bildirilen bir çalışanın tabanı 33.030 / 30 × 27 = 29.727 TL olur. Tavan da aynı şekilde 297.270 TL'den orantılanır.

Asgari ücret gelir vergisi ve damga vergisi istisnası da uygulamada çalışılan gün sayısına göre orantılı hesaplanır. Bu nedenle tam aya göre hesaplanmış istisna tutarlarını eksik günlü aylarda doğrudan kullanmayın.

Örnek: 3 gün ücretsiz izin bordroya nasıl yansır?

Brüt aylık ücreti 60.000 TL olan bir çalışan 2026 ocak ayında 3 gün ücretsiz izin kullanmıştır. Ay 30 gün esas alınır.

Karşılaştırma için aynı çalışanın tam çalıştığı ocak ayında net ücreti 47.356,63 TL, işveren maliyeti 73.050,00 TL'dir. 3 günlük ücretsiz izin, net ücreti 4.735,67 TL, işveren maliyetini 7.305,00 TL azaltır.

Örnekteki işveren SGK payı, 2026'da toplam %21,75 olan paya 2 puanlık Hazine indirimi uygulanan imalat dışı bir işyeri içindir. İmalat sektöründe 5 puan indirimle %16,75 ödenir ve aynı ayın işveren maliyeti 64.125,00 TL olur; indirim şartlarını sağlamayan işveren %21,75 öder ve maliyet 66.825,00 TL'dir.

Bu örnekte ücret, orantılanmış SGK tabanının üzerinde olduğu için prime esas kazanç doğrudan ödenen ücrete eşittir. Ücreti düşük olan bir çalışanda ise orantılanmış tabanın altına inilmemesi gerekir. Asgari ücretli bir çalışan 3 gün ücretsiz izin kullanırsa ödenen ücret 29.727 TL'dir ve bu tutar 27 günlük tabana eşittir.

Hesabı Python ile doğrulama

Bordro programınızın sonucunu bağımsız olarak kontrol etmek için aşağıdaki kısa Python kodunu kullanabilirsiniz. Ondalık hatalarını önlemek için Decimal türü ve yarıyı yukarı yuvarlama kullanılır.

from decimal import Decimal as D, ROUND_HALF_UP
y = lambda x: x.quantize(D("0.01"), ROUND_HALF_UP)

brut, eksik = D("60000"), 3
gun = 30 - eksik
ucret = y(brut / 30) * gun                      # 54000.00
taban = y(D("33030") / 30 * gun)                # 29727.00
tavan = y(D("297270") / 30 * gun)
pek = min(max(ucret, taban), tavan)             # 54000.00
sgk, iss = y(pek * D("0.14")), y(pek * D("0.01"))
gv = y((ucret - sgk - iss) * D("0.15"))         # 6885.00
gv_ist = y((taban - y(taban * D("0.14")) - y(taban * D("0.01"))) * D("0.15"))
dv = y(ucret * D("0.00759")) - y(taban * D("0.00759"))
net = ucret - sgk - iss - (gv - gv_ist) - dv
print(net)                                      # 42620.96

Farklı ücret ve gün sayılarıyla sonucu maaş hesaplama aracı üzerinden de deneyebilirsiniz. Tam ay bordro adımları için bordro nasıl hesaplanır rehberine, güncel oran ve tutarlar için bordro parametrelerine bakın.

Rapor günleri bordroya nasıl yansır?

Çalışan istirahat raporu aldığında rapor süresi boyunca işçi çalışmadığı için kural olarak işveren ücret ödemez ve bu günler eksik gün olarak bildirilir. Şartları sağlayan çalışana bu süre için SGK ödeneği ödenir. Ödeneğin hangi günden itibaren ve hangi şartlarla ödeneceği rapor türüne göre değişir; güncel şartları SGK duyurusundan kontrol edin.

Bazı işyerlerinde toplu iş sözleşmesi, iş sözleşmesi veya şirket politikası gereği rapor günlerinde de ücret ödenir ya da SGK ödeneği ile ücret arasındaki fark tamamlanır. Böyle bir uygulamada mükerrer ödeme oluşmaması için ödenek tutarının ücretten mahsup edilip edilmeyeceği yazılı politikada belirlenmelidir. Rapor süresince ödenen ücretin SGK ve vergi açısından durumu uygulamaya göre değiştiği için bordro uzmanınızla birlikte değerlendirin.

İşveren tarafında yapılması gerekenler:

• Sağlık kuruluşunca düzenlenen raporun SGK sistemine yansıdığını kontrol edin.
• Çalışanın rapor süresince çalışmadığını SGK sistemi üzerinden onaylayın; bu onay ödeneğin ödenmesi için gereklidir.
• Rapor günlerini puantajda ayrı bir izin türüyle işaretleyin ve bordroda eksik gün olarak doğru nedenle bildirin.

Ücretsiz izinde işverenin dikkat etmesi gerekenler nelerdir?

Ücretsiz izin, kanunda sayılan bazı haller dışında çalışanın talebine ve işverenin onayına dayanır. İşveren çalışanı tek taraflı olarak ücretsiz izne çıkaramaz; bu durum ücretin ödenmemesi anlamına gelir ve çalışana haklı fesih imkanı verebilir.

• Talebi çalışanın imzasıyla yazılı olarak alın, tarih aralığını açıkça belirtin.
• Ücretsiz izin günlerini puantajda ve izin kayıtlarında işaretleyin.
• SGK bildiriminde doğru eksik gün nedenini seçin.
• Ay boyunca ücretsiz izinde olan çalışan için o ay prim gün sayısı sıfır olur; genel sağlık sigortası ve benzeri sonuçlar için güncel şartları SGK duyurusundan kontrol edin.
• Uzun süreli ücretsiz izinlerin kıdem ve yıllık izin hesabına etkisini ayrıca değerlendirin; yıllık izin hakedişi için yıllık izin hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Doğum sonrası kullanılan ücretsiz izin ve yarım çalışma gibi özel durumlar için doğum izni işveren rehberine bakabilirsiniz.

Eksik gün hesabında sık yapılan hatalar nelerdir?

• SGK tabanını eksik günlü ayda tam ay tutarıyla (33.030 TL) uygulamak ve prime esas kazancı fazla göstermek.
• Asgari ücret istisnasını tam ay tutarıyla düşmek ve vergiyi eksik hesaplamak.
• Ayın 31 veya 28 gün çekmesine göre günlük ücreti değiştirmek; aylık ücretlide esas 30 gündür.
• Rapor günlerini ücretsiz izin koduyla bildirmek.
• Ücretsiz izin için çalışanın yazılı talebini almamak.
• Puantaj ile SGK bildirimindeki gün sayısının birbirini tutmaması.