PDKS rehberi: personel devam kontrol sistemi nasıl kurulur?

PDKS nedir ve işveren neden kullanır?

PDKS (personel devam kontrol sistemi), çalışanların işe giriş ve çıkış zamanlarını kaydeden ve bu kayıtları çalışma süresine dönüştüren sistemdir. Amaç yalnız geç kalanı tespit etmek değildir. Doğru kurulmuş bir PDKS, puantajın ve dolayısıyla bordronun güvenilir bir girdiye dayanmasını sağlar, fazla mesai sürelerini belgeler ve olası bir uyuşmazlıkta işverenin elindeki en önemli kayıtlardan biri olur.

Türkiye'de haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir; bu süreyi aşan çalışma fazla mesai sayılır, %50 zamlı ödenir ve yıllık 270 saati geçemez. Fazla mesai için çalışanın yazılı onayı gerekir. İşçilik alacaklarında zamanaşımı 5 yıl olduğundan, çalışma sürelerine ilişkin kayıtların düzenli ve geriye dönük okunabilir biçimde saklanması önemlidir. Fazla mesai kurallarının ayrıntısı için fazla mesai kuralları rehberine bakabilirsiniz.

PDKS kurmadan önce hangi kararlar verilmeli?

PDKS projeleri çoğu zaman cihaz seçimiyle başlar; oysa cihaz, kararların en sonuncusu olmalıdır. Önce şu soruları cevaplayın:

• Hangi lokasyonlarda, kaç çalışan için kayıt tutulacak? Saha, ofis ve uzaktan çalışanlar ayrı mı ele alınacak?
• Sabit mesai mi, vardiya mı, esnek çalışma mı uygulanıyor?
• Mola süreleri kayıtla mı izlenecek, yoksa vardiya tanımında sabit mi düşülecek?
• Geç kalma ve erken çıkma için tolerans süresi olacak mı? Bu tolerans çalışan aleyhine yuvarlama yaratıyor mu?
• Fazla mesai yalnız onaylı talep varsa mı hesaplanacak, yoksa kayıttan otomatik mi önerilecek?
• Veriler puantaja ve bordroya nasıl aktarılacak?

Bu kararlar yazılı bir çalışma süresi politikasına dönüştürülmeli ve çalışanlara duyurulmalıdır. Kural belirsizse, sistem ne kadar iyi olursa olsun ay sonunda itirazlar elle çözülmek zorunda kalır.

Hangi PDKS yöntemi seçilmeli?

Yöntem seçerken güvenilirlik, maliyet, kullanım kolaylığı ve kişisel veri riski birlikte değerlendirilmelidir. Aşağıdaki tablo yaygın yöntemleri genel hatlarıyla karşılaştırır:

Birçok şirket tek yöntem yerine karma bir yapı kurar: ofiste kart ya da QR, sahada mobil uygulama, uzaktan çalışanlar için web girişi. Önemli olan, her yöntemden gelen kaydın aynı kurallarla işlenmesidir.

PDKS verisi KVKK açısından nasıl ele alınmalı?

PDKS kayıtları kişisel veridir: çalışanın kimliği, giriş çıkış saatleri, kullanılan kapı ya da lokasyon. KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında işveren veri sorumlusudur ve bu verileri hukuka uygun, amaçla sınırlı ve ölçülü biçimde işlemek zorundadır.

Biyometrik veri neden ayrı bir dikkat gerektirir?

Parmak izi, yüz geometrisi, avuç içi damar izi, iris ve retina gibi biyometrik veriler KVKK'da özel nitelikli kişisel veri olarak sayılır. Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararına (Resmî Gazete 2.6.2026, sayı 33268) göre mesai takibi amacıyla biyometrik veri işlenmesi, çalışanın açık rızası alınsa bile hukuka uygun değildir. Kurul, giriş çıkış kaydı amacına kart, PIN, RFID/NFC, QR kod ya da konumla giriş gibi daha az müdahaleci yöntemlerle ulaşılabildiğini ve iş ilişkisinde rızanın gerçekten özgür iradeye dayanmasının güç olduğunu esas almıştır. Bu nedenle devam kontrolünde biyometrik yöntem bir seçenek olarak değerlendirilmemelidir.

Biyometrik sistem halen kullanılıyorsa şu adımları izleyin:

• Mesai takibinde biyometrik okuyucuların kullanımını durdurun ve kart, PIN, RFID/NFC, QR kod ya da mobil girişe geçin.
• Kayıt boşluğu oluşmaması için yeni yöntemi geçişten önce pilot olarak çalıştırın.
• Toplanmış parmak izi, yüz şablonu ve benzeri verileri cihazlardan ve yedeklerden silin, imha işlemini tutanakla kayıt altına alın.
• Veri envanterini, saklama ve imha politikasını ve aydınlatma metnini güncelleyin.
• Daha önce alınmış açık rıza metinlerine dayanarak işlemeye devam etmeyin; değişikliği çalışanlara yazılı olarak duyurun.

Biyometrik olmayan yöntemlerde neye dikkat edilmeli?

Kart, QR ya da mobil yöntemler de kişisel veri işler; yalnız risk düzeyi daha düşüktür. Çalışanlara aydınlatma metni verilmeli, hangi verinin hangi amaçla ve ne kadar süre saklandığı açıklanmalıdır. Mobil uygulamada konum verisi yalnız giriş çıkış anında alınmalı, çalışma süresi boyunca sürekli konum izlemesi yapılmamalıdır. Kayıtlara erişim, yalnız görevi gereği bilmesi gereken kişilerle sınırlandırılmalıdır.

VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıt yükümlülüğü ve muafiyetleri için güncel eşikleri Kurumun resmi duyurularından kontrol edin. Saklama süresini belirlerken hem işçilik alacaklarındaki 5 yıllık zamanaşımını hem de veri minimizasyonu ilkesini dikkate alın ve saklama imha politikanıza yazın.

Vardiya ve kural tanımları nasıl yapılır?

PDKS'nin değeri, ham giriş çıkış kayıtlarını doğru kurallarla işlemesinden gelir. Sistemde en az şu tanımlar bulunmalıdır:

• Vardiya başlangıç ve bitiş saatleri, mola süresi ve molanın ücretli olup olmadığı
• Haftalık çalışma planı (ör. pazartesi-cuma 8 saat, cumartesi 5 saat, toplam 45 saat)
• Hafta tatili günü: çalışan 7 günlük dönem içinde en az 24 saat kesintisiz dinlenmelidir
• Gece çalışması: 20:00-06:00 arası çalışma 7,5 saati geçemez
• Genel tatil ve bayram günleri takvimi
• Erken gelme ve geç çıkmanın fazla mesai sayılıp sayılmayacağı (genellikle yalnız onaylı talep varsa)
• Eksik kayıt (yalnız giriş ya da yalnız çıkış) durumunda izlenecek düzeltme akışı

Vardiya planlamasının ayrıntıları için vardiya planlama rehberine bakabilirsiniz.

PDKS kaydından çalışma süresi nasıl hesaplanır? (örnek)

Aşağıdaki örnekte çalışanın planı pazartesi-cuma 09:00-18:00 (1 saat mola, günlük 8 saat) ve cumartesi 09:00-14:00 (molasız, 5 saat) olmak üzere haftalık 45 saattir. Şirket politikası: vardiya başlangıcından önceki kayıtlar çalışma sayılmaz; vardiya bitişinden sonraki süre yalnız onaylı fazla mesai talebi varsa hesaba katılır. Pazartesi için 2 saatlik fazla mesai talebi onaylanmıştır.

Haftalık toplam 47 saattir; 45 saati aşan 2 saat fazla mesaidir. Brüt aylık ücreti 60.000 TL olan bir çalışan için saatlik ücret 60.000 / 225 = 266,67 TL, fazla mesai saat ücreti 266,67 × 1,5 = 400,00 TL ve bu haftanın fazla mesai tutarı 2 × 400,00 = 800,00 TL olur. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, tolerans ve yuvarlama kurallarının çalışan aleyhine sonuç doğurmamasıdır: örneğin geç kalan çalışanın süresi yuvarlanarak kesiliyorsa, onaylı fazla mesaide de fiilen çalışılan süre esas alınmalıdır. Sonuçları fazla mesai hesaplama aracıyla kontrol edebilirsiniz.

PDKS kurulumu adım adım nasıl yapılır?

1. Politika ve kurallar: Çalışma süresi, mola, tolerans, fazla mesai onayı ve eksik kayıt kurallarını yazılı hale getirin.
2. KVKK hazırlığı: Yöntemi seçin, veri envanterini güncelleyin, aydınlatma metnini hazırlayın; biyometrik yöntemin mesai takibinde kullanılamayacağını (KVK Kurulu 2026/921) dikkate alarak kart, PIN, QR kod ya da mobil girişi planlayın.
3. Altyapı: Cihazları, QR noktalarını ya da mobil uygulama alanlarını kurun; ağ ve elektrik kesintisinde kayıtların nasıl saklanacağını test edin.
4. Ana veri: Çalışan, lokasyon, departman ve vardiya tanımlarını sisteme aktarın.
5. Pilot: Bir lokasyonda iki ila dört hafta pilot çalıştırın; kayıtları elle tutulan çizelgeyle karşılaştırın.
6. Puantaj ve bordro entegrasyonu: PDKS çıktısının puantaja ve bordroya nasıl aktarılacağını test edin.
7. Eğitim ve duyuru: Çalışanlara ve yöneticilere kuralları, düzeltme taleplerini ve itiraz yollarını anlatın.
8. Yaygınlaştırma ve izleme: Diğer lokasyonlara geçin; eksik kayıt oranını ve düzeltme sürelerini aylık izleyin.

PDKS verisi puantaja nasıl aktarılır?

PDKS ham kaydı, puantajın yalnız bir girdisidir. Puantajda ayrıca izinler, raporlar, genel tatiller ve onaylı fazla mesailer birleştirilir. Ay sonunda yönetici onayından geçen puantaj bordroya aktarılır. Bu akışın ayrıntısını, örnek hesapla birlikte puantaj nasıl hazırlanır rehberinde bulabilirsiniz; güncel yasal değerleri ise bordro parametreleri sayfasından kontrol edebilirsiniz.

PDKS projelerinde sık yapılan hatalar nelerdir?

• Kuralları yazmadan cihaz almak ve kuralları cihazın varsayılan ayarlarına bırakmak
• Açık rıza alındığı gerekçesiyle mesai takibinde parmak izi ya da yüz tanıma kullanmaya devam etmek
• Mobil uygulamada sürekli konum izlemesi yapmak
• Eksik kayıtları ay sonunda toplu ve belgesiz düzeltmek
• Vardiya bitişinden sonraki tüm süreyi onaysız fazla mesai saymak ya da tamamen yok saymak
• PDKS ile bordro arasında elle kopyalama yapmak