TREN

Excel'den İK yazılımına geçiş

Puantaj, izin ve bordroyu Excel'de tutmak küçük bir ekipte iş görür. Çalışan sayısı, şube ve vardiya arttıkça dosyalar çoğalır, formüller bozulur, onaylar kaybolur. Ne zaman geçmeli, nasıl geçilir?

Karşılaştırma

Excel ile ve İK yazılımıyla

Aynı işin iki yolu: elle tutulan dosyalar ve tek kayıt üzerinden çalışan bir sistem.

KonuExcel ileİK yazılımıyla
PuantajHer ay elle doldurulur; giriş-çıkış, izin ve rapor ayrı dosyalardan toplanır.PDKS kayıtları, onaylı izinler ve raporlar puantaja kendiliğinden düşer.
İzin bakiyesiHak ediş, devreden ve kullanılan günler formülle izlenir; formül bozulunca bakiye sessizce yanlışlaşır.Hak ediş işe giriş tarihine ve kurallarınıza göre hesaplanır; her talep bakiyeyi anında günceller.
BordroKümülatif matrah, asgari ücret istisnası ve SGK tavanı her ay elle kontrol edilir.Yasal parametreler ve kümülatif matrah her ay otomatik uygulanır; e-bordro ve MUHSGK aynı yerden çıkar.
Onaylarİzin, fazla mesai ve harcama onayı e-posta ya da mesajla verilir; iz sürmek zordur.Talep onay akışına girer; kim, ne zaman onayladı kayıt altındadır.
Sürüm ve kayıt geçmişiAynı dosyanın birden çok kopyası dolaşır; hangisinin güncel olduğu belirsizleşir.Tek kayıt vardır; değişiklikler tarih ve kişiyle izlenir.
Kişisel veri (KVKK)Dosyayı açan herkes tüm çalışanların maaşını ve kimlik bilgisini görür.Herkes yalnız yetkisinin açtığı veriyi görür; erişimler rol ve departmanla sınırlanır.
Mevzuat değişikliğiAsgari ücret, vergi dilimi ve tavan değişince formüller tek tek güncellenir.Yeni yılın değerleri sisteme girer, bordro ve hesaplamalar aynı gün yeni değerle çalışır.
Çalışan erişimiÇalışan izin bakiyesini ya da bordrosunu öğrenmek için İK'ya sorar.Çalışan mobil uygulamadan izin ister, bakiyesini ve bordro pusulasını kendisi görür.
İşaretler

Geçiş zamanı geldiğini nasıl anlarsınız?

Aşağıdakilerden ikisi ya da daha fazlası tanıdık geliyorsa Excel artık işi yavaşlatıyor demektir.

  • Puantajı hazırlamak ay sonunda birkaç gün sürüyor.
  • İzin bakiyesi soruları İK'nın gününü bölüyor.
  • Bordro öncesi aynı veriyi üç ayrı dosyada kontrol ediyorsunuz.
  • Onaylar e-posta ve mesajlarda kayboluyor.
  • Dosyanın hangi kopyasının güncel olduğundan emin değilsiniz.
  • Çalışan sayınız arttıkça formül hataları da artıyor.
Geçiş planı

Beş adımda Excel'den Teamso'ya

  1. Çalışan listesini hazırlayın

    Mevcut Excel listenizi Teamso'nun çalışan şablonuna uyarlayın ve toplu olarak yükleyin. Şube, departman, pozisyon ve yönetici bilgisi organizasyon şemasını da kurar.

  2. İzin bakiyelerini aktarın

    Devreden ve kalan izin günlerini toplu izin girişi Excel'iyle yükleyin; geçmiş kullanımlar bakiyeye işlenir.

  3. Yan hak, ödeme ve kesintileri girin

    Yemek, yol, prim ve kesinti gibi kalemleri Excel ile toplu girin; bordroya her ay kendiliğinden gelir.

  4. Bir dönemi paralel çalıştırın

    İlk ay Excel ile Teamso'yu yan yana tutun, bordro önizlemesini mevcut hesabınızla karşılaştırın. Farkları kurulum ekibiyle birlikte kapatın.

  5. Çalışanları davet edin

    Çalışanlar mobil uygulamadan giriş yapar; izin talepleri, onaylar ve PDKS kayıtları artık tek yerde toplanır.

Henüz hazır değil misiniz? Ücretsiz Excel şablonlarıyla başlayın

SSS

Excel'den geçiş hakkında sık sorulan sorular

Excel'i tamamen bırakmam gerekir mi?

Hayır. Raporlar ve listeler Excel'e aktarılabilir; muhasebe ya da yönetim için Excel'de çalışmaya devam edebilirsiniz. Değişen yalnız kaynak verinin tek bir yerde, yetkiyle tutulmasıdır.

Geçiş ne kadar sürer?

Süre çalışan sayısına ve verinin düzenine bağlıdır. Çalışan listesi, izin bakiyeleri ve yan haklar Excel ile toplu yüklenir; çoğu şirket ilk bordroyu bir dönem paralel çalıştırarak geçer.

Verilerim nasıl korunur?

Teamso'da her kullanıcı yalnız yetkisinin açtığı veriyi görür; şirket IP kısıtı ve iki adımlı doğrulama gibi güvenlik ayarları uygulanır. Ayrıntılar güvenlik sayfasında.

Küçük bir ekip için İK yazılımı gerekli mi?

Birkaç kişilik ekipte Excel yeterli olabilir; ücretsiz şablonlarımızla başlayabilirsiniz. Çalışan sayısı, şube ya da vardiya arttıkça elle takip hata ve zaman kaybına dönüşür.

Bordro hesabı Excel'deki hesabımla aynı çıkar mı?

Teamso bordroyu yasal parametreler ve kümülatif matrahla hesaplar. Paralel çalıştırdığınız ilk dönemde iki hesabı karşılaştırırsınız; fark genellikle Excel'deki eksik bir istisna ya da yuvarlamadan çıkar.

Excel dosyalarınızı birlikte taşıyalım

Çalışan listenizi, izin bakiyelerinizi ve yan haklarınızı kurulumda birlikte aktaralım; ilk bordroyu yan yana karşılaştırın.

Demo iste