İşe giriş evrak listesi, yeni çalışanın işe başlamadan önce teslim etmesi gereken belgeleri ve işverenin hazırlaması gereken metinleri bir arada gösterir. Bu belgeler çalışanın özlük dosyasına girer; aşağıdaki listeyi işyerinize göre uyarlayıp adaya gönderebilir ya da kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz.
4857 sayılı İş Kanunu md. 75; 5510 sayılı Kanun md. 8; 6331 sayılı Kanun md. 15; 6698 sayılı KVKK
Belge metni
İşe giriş evrak listesi
[Şirket unvanı]
İnsan Kaynakları Birimi
Sayın [Çalışan Ad Soyad],
[Başlama tarihi] tarihinde [pozisyon/unvan] olarak işe başlayacağınız için aşağıdaki belgeleri en geç [teslim tarihi] tarihine kadar İnsan Kaynakları birimine teslim etmenizi rica ederiz.
Çalışandan istenecek belgeler:
1. Nüfus cüzdanı ya da T.C. kimlik kartı fotokopisi
2. Yerleşim yeri (ikametgâh) belgesi, e-Devlet çıktısı
3. Son mezun olunan okulun diploması ya da mezuniyet belgesi
4. Pozisyon için gerekli sertifika, ehliyet ya da mesleki yeterlilik belgeleri
5. [Vesikalık fotoğraf adedi] adet vesikalık fotoğraf
6. Maaş ödemesi yapılacak banka hesabının IBAN bilgisi
7. Askerlik durum belgesi (erkek çalışanlar için, e-Devlet çıktısı; kanunen zorunlu değildir, gerekmiyorsa bu satırı silin)
Yalnız gerekli hallerde istenecek belgeler:
8. İşe giriş sağlık raporu (tehlikeli ve çok tehlikeli işyerlerinde, gece çalışmasında ve 18 yaşından küçükler için zorunlu; kural olarak işyeri hekimi tarafından düzenlenir)
9. Adli sicil kaydı (yalnız işin niteliği ya da bir kanun gerektiriyorsa, e-Devlet çıktısı)
10. Aile durumu bildirimi ve çocukların nüfus kayıt örneği (çocuk yardımı, aile yardımı ya da özel sağlık sigortası gibi bir hak için gerekiyorsa)
11. Engellilik sağlık kurulu raporu ya da engelli kimlik kartı (varsa; engellilik indirimi ve engelli istihdamı için)
12. Önceki işyerinden alınan çalışma belgesi ve SGK hizmet dökümü (varsa)
İşverenin hazırlayıp çalışana imzalatacağı belgeler:
13. İş sözleşmesi (iki nüsha)
14. KVKK çalışan aydınlatma metni (bilgi verildiğinin ispatı için imza alınabilir)
15. Açık rıza metni (yalnız açık rızaya dayanan bir işleme varsa, ayrı belge olarak)
16. Varsa gizlilik sözleşmesi ve zimmet tutanağı
17. İş sağlığı ve güvenliği eğitimi katılım formu
İşverenin yapacağı bildirim:
SGK işe giriş bildirgesi, çalışan işe başlamadan en geç bir gün önce e-Bildirge sistemi üzerinden verilir.
Teslim eden: [Çalışan Ad Soyad], İmza:
Teslim alan: [İK yetkilisi Ad Soyad], İmza:
Tarih: [Tarih]
Köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle doldurun. Örnek metin bilgilendirme amaçlıdır; somut durumunuz için bir uzmana danışın.
Hangi belgeler zorunlu, hangileri isteğe bağlı?
İş Kanunu, işverenin her çalışan için bir özlük dosyası tutmasını ve çalışanın kimlik bilgileriyle kanunlarda öngörülen belgeleri bu dosyada saklamasını öngörür. Ancak kanun, işe girişte istenecek belgelerin tam bir listesini vermez. Kimlik, diploma ve banka bilgisi gibi belgeler hemen her işyerinde gerekirken sağlık raporu ve adli sicil kaydı yalnız belirli işlerde istenebilir.
Her belge kişisel veri içerdiğinden, işin yürütülmesi için gerekli olmayan belgeleri istemek KVKK kapsamındaki ölçülülük ilkesine aykırıdır. Örneğin nüfus kayıt örneği, yalnız çocuk yardımı ya da aile bireylerinin sigortaya eklenmesi gibi bir amaç varsa istenmelidir. Asgari geçim indirimi kaldırıldığından bu amaçla aile belgesi istemeye gerek yoktur.
Adli sicil kaydı ve sağlık raporu istenebilir mi?
Adli sicil kaydı, ceza mahkûmiyetine ilişkin bilgi içerdiği için özel nitelikli kişisel veridir. Özel güvenlik görevlisi gibi bir kanunun açıkça öngördüğü hallerde ya da çocuklarla çalışma, kasa ve değerli eşya sorumluluğu gibi işin niteliğinin gerektirdiği ve KVKK md. 6'daki işleme şartlarından birinin bulunduğu hallerde istenmelidir. Belge, yalnız ilgili pozisyon için değerlendirilmeli ve erişimi sınırlı tutulmalıdır.
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'na göre tehlikeli ve çok tehlikeli sınıftaki işyerlerinde çalışacaklar, yapacakları işe uygun olduklarını gösteren sağlık raporu olmadan işe başlatılamaz. Sağlık raporu da özel nitelikli veridir; işyeri hekiminde saklanmalı, insan kaynakları dosyasında yalnız işe uygunluk sonucu yer almalıdır.
SGK işe giriş bildirgesi ne zaman verilir?
İşveren, çalışanı işe başlatmadan önce, en geç bir gün önce işe giriş bildirgesini SGK'ya vermek zorundadır. İnşaat, balıkçılık ve tarım gibi bazı işlerde bildirgenin en geç işe başlama günü verilmesi mümkündür. Bildirgenin zamanında verilmemesi idari para cezasına yol açar.
Toplanan belgeleri kâğıt dosya yerine dijital özlük dosyasında saklamak, belgenin kim tarafından ne zaman görüntülendiğini izlemeyi ve saklama süreleri dolduğunda imha etmeyi kolaylaştırır.
Belgeleri işe başlama tarihinden önce tamamlayın.
Çalışana teslim ettiği belgelerin listesini imzalı olarak verin.
Özel nitelikli veri içeren belgeleri ayrı ve erişimi kısıtlı saklayın.
Aydınlatma metnini ilk gün imzalatın; açık rıza metnini ayrı tutun.
Sık sorulan sorular
İşe girişte adli sicil kaydı istemek zorunlu mu?
Hayır. Adli sicil kaydı yalnız bir kanunun öngördüğü ya da işin niteliğinin gerektirdiği pozisyonlarda istenmelidir. Her çalışandan rutin olarak istenmesi KVKK'ya aykırı olabilir.
Sağlık raporu her işe girişte istenir mi?
Tehlikeli ve çok tehlikeli işyerlerinde, gece çalışmalarında ve 18 yaşından küçük çalışanlarda zorunludur. 6331 sayılı Kanun, az tehlikeli işyerlerinde de çalışanların işe girişte sağlık gözetimine tabi tutulmasını ister; rapor kural olarak işyeri hekimi tarafından düzenlenir.
Belgeler tamamlanmadan işe başlanabilir mi?
SGK işe giriş bildirgesi verilmişse çalışan işe başlayabilir. Sağlık raporunun zorunlu olduğu işlerde ise rapor alınmadan çalışan işe başlatılamaz. Diğer belgeler kısa bir süre içinde tamamlatılabilir.
Askerlik durum belgesi zorunlu mu?
Kanunda işe girişte istenmesi zorunlu tutulmamıştır. Uygulamada erkek çalışanlardan, askerlik nedeniyle işe ara verme ihtimalini planlamak için e-Devlet çıktısı olarak istenir.
Toplanan belgeler ne kadar süre saklanır?
Özlük dosyasındaki belgeler, iş ilişkisi süresince ve sona erdikten sonra zamanaşımı ve yasal saklama süreleri boyunca saklanır. Süre dolduğunda kişisel veri saklama ve imha politikasına göre imha edilir.
