Onay akışı

Onay akışı hangi süreçlerde kullanılır?

İK ve finans süreçlerinin büyük kısmı bir onaya dayanır. Onay akışı tanımlı değilse talepler e-posta ya da kâğıt formla dolaşır, kimin onay verdiği belirsizleşir ve bordroya yanlış ya da eksik veri gider.

• İzin talepleri ve yıllık izin planı
• Fazla çalışma onayı ve vardiya değişiklikleri
• Masraf ve avans talepleri
• Yeni pozisyon açma ve işe alım teklifleri
• Ücret değişikliği, terfi ve prim önerileri
• Kişisel bilgi ve banka hesabı değişiklikleri

İyi bir onay akışı nasıl tasarlanır?

Akış organizasyon yapısından türetilmelidir: talep önce doğrudan yöneticiye, gerekiyorsa üst yöneticiye, ardından İK ya da finansa gider. Onay seviyeleri talebin türüne ve büyüklüğüne göre değişebilir; örneğin belirli tutarın altındaki masraflar tek onayla, üstündekiler iki onayla geçebilir.

Akış ne kadar kısa olursa o kadar iyi çalışır. Her ek onay adımı süreyi uzatır ve sorumluluğun dağılmasına neden olur. Bir onaylayıcının talebi gerçekten değerlendirip değerlendirmediği sorgulanmalı, yalnız bilgilendirilmesi gereken kişiler onay zincirine değil bildirim listesine eklenmelidir.

Vekâlet, eskalasyon ve süre kuralları

Onaylayıcı izinde ya da raporlu olduğunda talepler beklemede kalmamalıdır. Vekâlet tanımı, onay yetkisinin belirli bir süre için başka bir kişiye devredilmesini sağlar. Eskalasyon kuralı ise belirli sürede onaylanmayan talebi bir üst seviyeye taşır ya da hatırlatma gönderir.

Bazı talepler zaman açısından kritiktir: fazla mesai onayının çalışma öncesinde, izin onayının izin başlamadan önce alınması gerekir. Bordro kapanışına kadar onaylanmayan talepler o ayın bordrosuna yansımaz; bu nedenle kapanış takviminden önce bekleyen talepler için toplu hatırlatma yapılmalıdır.

Denetim izi ve sık yapılan hatalar

Dijital onay akışı, kimin hangi talebi ne zaman onayladığını ya da reddettiğini değiştirilemez şekilde kaydeder. Bu kayıt, SGK ve vergi denetimlerinde, iş mahkemesindeki fazla mesai ve izin uyuşmazlıklarında önemli bir delildir.

Sık yapılan hatalar; organizasyon değişikliklerinde onay akışlarının güncellenmemesi, ayrılan yöneticilerin hâlâ onaylayıcı olarak tanımlı kalması, kendi talebini onaylayabilen kullanıcılar ve onay sonrası bordroya elle aktarım yapılmasıdır. Onaylanan talebin doğrudan puantaja ve bordroya aktarılması hata riskini ortadan kaldırır. Talepler bir çalışan self servis ekranından başlatıldığında süreç uçtan uca izlenebilir.