Savunma yazısı, işverenin bir olay hakkında açıklama istediği çalışanın kendi görüşünü, olayın gerekçesini ve varsa belgelerini yazılı olarak sunduğu belgedir. Savunma istemi alan ve geç kalma, devamsızlık ya da görev ihmali gibi bir iddiaya yanıt verecek çalışanlar için hazırlandı.
4857 sayılı İş Kanunu md. 19
Belge metni
Savunma yazısı
[Şirket unvanı]
İnsan Kaynakları Müdürlüğü'ne
[Şehir]
[Tarih]
Konu: [Savunma istem yazısının tarihi] tarihli ve [sayı, varsa] sayılı yazınıza cevaben savunmamdır.
[Savunma istem yazısının tarihi] tarihli yazınızda, [olay tarihi] tarihinde [iddia edilen olay: işe geç geldiğim / işe gelmediğim / görevimi yerine getirmediğim] belirtilerek savunmam istenmiştir.
[Olay tarihi] tarihinde [olayın gerçekleşme şekli ve gerekçesi: sağlık sorunu, ulaşım aksaklığı, ailevi acil durum gibi] nedeniyle [olayın sonucu] durumu ortaya çıkmıştır. Durumu [kime ve hangi yolla, örneğin saat kaçta yöneticime telefonla] bildirdim. Bu açıklamamı destekleyen [belge adı: sağlık raporu, ulaşım kurumunun duyurusu gibi] ekte sunulmuştur.
[Varsa: yazıda belirtilen hususlardan katılmadıklarınızı ve nedenini yazın.] Bugüne kadar görevimi özenle yerine getirdiğimi, benzer bir durumun tekrarlanmaması için gerekli önlemleri alacağımı belirtirim.
Açıklamalarım doğrultusunda hakkımda herhangi bir işlem yapılmamasını saygılarımla arz ederim.
Köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle doldurun. Örnek metin bilgilendirme amaçlıdır; somut durumunuz için bir uzmana danışın.
Savunma yazısı nasıl yazılır?
Savunma, işverenin yazısında belirtilen olaya doğrudan yanıt vermelidir. Olayın tarihini, saatini ve gerçekleşme şeklini kısa ve kronolojik olarak anlatın; gerekçenizi belgeyle destekleyin. Duygusal ifadeler, başka çalışanlarla kıyaslamalar ya da konu dışı şikâyetler savunmanın etkisini azaltır.
İddiayı kabul etmiyorsanız bunu açıkça yazın ve nedenini belirtin. Kısmen kabul ediyorsanız hangi kısmı kabul ettiğinizi ayırın. Savunma yazısı ileride bir fesih ya da dava sürecinde delil olarak kullanılabileceği için yazdığınız her cümlenin doğru ve ispatlanabilir olması gerekir.
Savunma istem yazısının tarihine ve sayısına atıf yapın.
Olayı tarih ve saatle anlatın; tahmine dayalı ifadelerden kaçının.
Sağlık raporu, yazışma, ekran görüntüsü gibi belgeleri ekleyin.
Yazıyı imzalayın ve teslim alındığını gösteren bir nüsha saklayın.
Savunma için ne kadar süre verilir?
Kanun belirli bir süre öngörmez; işverenin çalışana savunmasını hazırlayabileceği makul bir süre vermesi gerekir. Uygulamada genellikle en az iki iş günü verilir. Verilen süre olayın karmaşıklığına göre yetersizse, ek süre talebinizi gerekçesiyle birlikte yazılı olarak iletin.
Savunma süresi içinde yanıt vermemek, savunma hakkından vazgeçildiği şeklinde değerlendirilebilir. Bu durumda işveren mevcut bilgilerle karar verir. Savunma vermemek iddiayı kabul etmek anlamına gelmez; ancak kendi açıklamanızı kayda geçirme fırsatını kaçırmış olursunuz.
Savunma alınmadan işten çıkarılabilir mi?
İş güvencesi kapsamındaki çalışanın davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle sözleşmesi feshedilecekse, işverenin önce çalışanın savunmasını alması zorunludur. Savunma alınmadan yapılan geçerli nedenle fesih işe iade davasında geçersiz sayılabilir.
Ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılık gibi haklı nedenle derhal fesihte ise savunma alınması kanuni bir zorunluluk değildir. Yine de işverenler olayı belgelemek için bu durumlarda da savunma ister. Personel yönetmeliği ya da toplu iş sözleşmesi disiplin cezası verilmeden önce savunma alınmasını öngörüyorsa bu kurala uyulması gerekir.
Savunmadan sonra ne olur?
İşveren savunmayı değerlendirerek işlem yapmamaya, uyarı ya da ihtar vermeye veya iş sözleşmesini feshetmeye karar verebilir. Tekrarlanan devamsızlık ya da geç kalmalar, önceki uyarılarla birlikte değerlendirilir. Savunma sonrası verilen kararı yazılı olarak istemeniz, gerektiğinde işe iade ya da arabuluculuk sürecinde haklarınızı korumanızı kolaylaştırır.
Sık sorulan sorular
Savunma yazısı vermek zorunlu mu?
Hayır. Savunma bir hak olup vermemek kendi başına disiplin suçu değildir. Ancak süresinde savunma verilmezse işveren mevcut bilgilerle karar verir ve sizin açıklamanız kayda geçmemiş olur.
Savunma yazısı el yazısıyla mı yazılmalı?
Hayır. Bilgisayarda hazırlanıp imzalanan savunma geçerlidir. Önemli olan savunmanın süresi içinde teslim edilmesi ve teslimin belgelenmesidir.
Savunma için ek süre istenebilir mi?
İstenebilir. Belge toplamak ya da hukuki destek almak için ek süreye ihtiyacınız varsa gerekçesiyle birlikte yazılı olarak talep edin.
Savunma sözlü olarak verilebilir mi?
Sözlü savunma tutanağa geçirilip imzalanırsa geçerli olabilir. İspat kolaylığı açısından yazılı savunma her iki taraf için de daha güvenlidir.
