Savunma istem yazısı, işverenin bir çalışana hakkındaki somut iddiayı bildirip bu iddiaya karşı yazılı açıklamasını istediği belgedir. Aşağıdaki örnek, fesih ya da disiplin cezası öncesinde savunma almak isteyen işverenler ve insan kaynakları birimleri için hazırlandı.
4857 sayılı İş Kanunu md. 19
Belge metni
Savunma istem yazısı
[Şirket unvanı]
[Şirket adresi]
Tarih: [Tarih]
Sayı: [Evrak numarası]
Konu: Savunma isteminiz hakkında
Tarafımıza ulaşan bilgi ve kayıtlara göre [olay tarihi] tarihinde, saat [saat] sularında, [olayın yeri] konumunda [iddia edilen davranışın açık ve somut anlatımı] olduğu tespit edilmiştir. Bu tespit [dayanak belge: tutanak, kamera kaydı, giriş çıkış kaydı, e-posta veya tanık beyanı] ile kayıt altına alınmıştır.
Söz konusu davranış, iş sözleşmenizin [madde numarası] maddesi, personel yönetmeliğinin [madde numarası] maddesi ve 4857 sayılı İş Kanunu hükümleri bakımından değerlendirilecektir. Değerlendirme sonucunda iş sözleşmenizin feshi dahil olmak üzere yasal yollara başvurulabilecektir.
Bu nedenle, yukarıda belirtilen iddiaya ilişkin yazılı savunmanızı, bu yazının tarafınıza tebliğinden itibaren [savunma süresi, en az 2 iş günü] içinde, en geç [son tarih ve saat] tarihine kadar [teslim yeri veya birimi] adresine teslim etmenizi rica ederiz. Savunmanızı destekleyen belge ve tanık bilgilerini de ekleyebilirsiniz.
Belirtilen süre içinde yazılı savunma vermemeniz halinde savunma hakkınızı kullanmaktan vazgeçmiş sayılacağınızı ve değerlendirmenin mevcut bilgi ve belgeler üzerinden yapılacağını bilgilerinize sunarız.
[Şirket unvanı]
Yetkili Ad Soyad: [Yetkili ad soyad]
Unvan: [Yetkili unvanı]
İmza:
Tebellüğ eden
Bu yazıyı [tebliğ tarihi] tarihinde saat [saat] itibarıyla teslim aldım.
Ad Soyad: [Çalışanın ad soyadı]
İmza:
Köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle doldurun. Örnek metin bilgilendirme amaçlıdır; somut durumunuz için bir uzmana danışın.
Savunma istem yazısı ne zaman gönderilir?
İş güvencesi kapsamındaki bir çalışanın belirsiz süreli iş sözleşmesi, davranışı veya verimi ile ilgili bir nedenle feshedilecekse önce savunmasının alınması zorunludur. Savunma alınmadan yapılan bu tür bir fesih, nedeni ne kadar haklı görünürse görünsün, işe iade davasında usulden geçersiz fesih sayılır. İşletme gerekleri gibi çalışanın davranışından kaynaklanmayan fesihlerde savunma alma yükümlülüğü yoktur.
Ağır ihlallerde, İş Kanunu md. 25/II kapsamında haklı nedenle fesih için kanun savunma alınmasını şart koşmaz. Yine de olayın aydınlatılması ve ileride ispat bakımından savunma istemek iyi bir uygulamadır. Bu durumda altı iş günlük hak düşürücü sürenin, işverenin olayı öğrendiği günden itibaren işlediği unutulmamalı ve savunma süreci bu süreyi aşacak şekilde uzatılmamalıdır.
Uyarı, kınama ya da ücret kesme gibi disiplin cezaları için savunma alınması personel yönetmeliği veya toplu iş sözleşmesinde öngörülmüşse bu kurala uyulmalıdır; öngörülmemiş olsa bile ceza vermeden önce çalışanın dinlenmesi uyuşmazlık riskini azaltır.
Savunma yazısında hangi bilgiler bulunmalı?
Savunma istemi, çalışanın neye karşı savunma yapacağını anlamasını sağlayacak açıklıkta olmalıdır. 'Son zamanlarda performansınız düşük' ya da 'kurallara uymuyorsunuz' gibi genel ifadeler, savunma hakkının gerçek anlamda kullanılmasını engellediği için yargıda yeterli görülmeyebilir.
İddia edilen olayın tarihi, saati ve yeri
Davranışın somut anlatımı ve dayanak kayıtlar
İhlal edildiği düşünülen sözleşme veya yönetmelik maddesi
Savunma için verilen süre ve son teslim tarihi
Savunmanın nereye ve nasıl teslim edileceği
Süresinde savunma verilmemesinin sonucu
Savunma için ne kadar süre verilmeli?
Kanun savunma için belirli bir süre öngörmez; çalışana savunmasını hazırlayabileceği makul bir süre tanınmalıdır. Uygulamada ve Yargıtay kararlarında en az iki iş günü makul kabul edilir. Olay karmaşıksa ya da çalışanın belge toplaması gerekiyorsa daha uzun süre verilmesi uygun olur. Yazıyı verip aynı anda savunma isteyen, çalışanı hazırlıksız bırakan uygulamalar savunma hakkının kısıtlandığı sonucunu doğurabilir.
Çalışan süresi içinde savunma vermez ya da vermeyi reddederse bu durum bir tutanakla kayıt altına alınır. Savunma vermemek fesih işlemini engellemez; işveren savunma alma yükümlülüğünü yerine getirmiş sayılır.
Savunma istemi nasıl tebliğ edilir ve ispatlanır?
Yazı iki nüsha hazırlanır ve bir nüshaya çalışanın teslim aldığı tarih ve saati yazarak imza atması istenir. Çalışan imzadan kaçınırsa, yazının okunup teslim edilmek istendiği ve imzanın reddedildiği en az iki tanık imzalı bir tutanakla belgelenir. Çalışan işyerinde değilse noter aracılığıyla ya da iadeli taahhütlü posta ile tebligat yapılabilir; bu durumda süre tebliğ tarihinden başlar.
Gelen savunma, istem yazısı, tutanaklar ve diğer deliller birlikte çalışanın özlük dosyasında saklanmalıdır. Fesih yapılacaksa fesih bildiriminde savunmanın alındığı ve neden yeterli görülmediği kısaca belirtilmelidir.
Sık sorulan sorular
Savunma alınmadan işten çıkarma yapılabilir mi?
İş güvencesi kapsamındaki çalışanın davranışı veya verimi nedeniyle yapılacak geçerli nedenle fesihte savunma alınması zorunludur; alınmazsa fesih geçersiz sayılır. İş Kanunu md. 25/II kapsamındaki haklı nedenle fesihte kanun savunma alınmasını şart koşmaz.
Savunma için kaç gün süre verilir?
Kanunda belirli bir süre yoktur. Uygulamada en az iki iş günü makul kabul edilir; olayın niteliğine göre daha uzun süre verilebilir. Süre, yazının çalışana tebliğ edildiği andan başlar.
Çalışan savunma vermezse ne olur?
Süresi içinde savunma vermeyen çalışan savunma hakkını kullanmamış sayılır. İşveren bunu tutanakla belgeleyip mevcut deliller üzerinden karar verebilir.
Savunma sözlü alınabilir mi?
Sözlü savunma da mümkündür; ancak ispat açısından çalışanın beyanının bir tutanağa geçirilip çalışana imzalatılması gerekir. Yazılı savunma istemek, uyuşmazlık halinde en güvenli yoldur.
Savunma istem yazısı e-posta ile gönderilebilir mi?
E-posta ile gönderim, alındığının ispatı zor olduğu için tek başına yeterli görülmeyebilir. Elden imza karşılığı teslim, noter ya da iadeli taahhütlü posta daha güvenlidir.
