İhtar yazısı, işverenin kurallara aykırı davranan çalışanı yazılı olarak uyardığı ve davranışın tekrarlanması halinde uygulanacak yaptırımları bildirdiği belgedir. Aşağıdaki örnek, personel yönetmeliğinde öngörülen bir disiplin cezası olarak ihtar vermek isteyen işverenler için hazırlandı.
4857 sayılı İş Kanunu md. 18 ve md. 25
Belge metni
İhtar yazısı
[Şirket unvanı]
[Şirket adresi]
Tarih: [Tarih]
Sayı: [Evrak numarası]
Konu: Yazılı ihtar
[Olay tarihi] tarihinde [olayın yeri] konumunda [kurala aykırı davranışın açık ve somut anlatımı] olduğu [dayanak: tutanak, giriş çıkış kaydı, yönetici bildirimi] ile tespit edilmiştir.
Bu konuda [savunma istem tarihi] tarihli yazımızla savunmanız istenmiş, [savunma tarihi] tarihli savunmanız incelenmiştir. Savunmanızda belirttiğiniz [savunmanın özeti] hususları davranışı haklı kılacak nitelikte görülmemiştir. [Savunma verilmediyse önceki iki cümle yerine: Süresi içinde savunma vermediğiniz tutanakla tespit edilmiştir.]
Söz konusu davranış iş sözleşmenizin [madde numarası] maddesine ve personel yönetmeliğinin [madde numarası] maddesine aykırıdır. Bu nedenle yönetmeliğin [madde numarası] maddesi uyarınca tarafınıza yazılı ihtar verilmesine karar verilmiştir.
Aynı veya benzer davranışın tekrarlanması halinde personel yönetmeliğinde öngörülen daha ağır disiplin cezalarının uygulanabileceğini ve iş sözleşmenizin 4857 sayılı İş Kanunu hükümleri çerçevesinde feshedilebileceğini önemle ihtar ederiz.
[Şirket unvanı]
Yetkili Ad Soyad: [Yetkili ad soyad]
Unvan: [Yetkili unvanı]
İmza:
Tebellüğ eden
Bu ihtar yazısını [tebliğ tarihi] tarihinde teslim aldım.
Ad Soyad: [Çalışanın ad soyadı]
İmza:
Köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle doldurun. Örnek metin bilgilendirme amaçlıdır; somut durumunuz için bir uzmana danışın.
İhtar yazısı ne zaman verilir?
İhtar, çalışanın iş düzenine, işe geç gelme, görev talimatına uymama ya da iş güvenliği kurallarını ihmal etme gibi davranışlarına karşı verilen bir uyarıdır. İş Kanunu disiplin cezalarını tek tek düzenlemez; ihtar, kınama ve ücret kesme cezası gibi yaptırımlar personel yönetmeliği, iş sözleşmesi veya toplu iş sözleşmesiyle belirlenir. Hangi davranışa hangi cezanın verileceği önceden çalışanlara duyurulmuş olmalıdır.
İhtar, özellikle iş güvencesi kapsamındaki çalışanlar için önemlidir. Davranış veya verimle ilgili geçerli fesih son çare olmalıdır; yargı, işverenin önce daha hafif yollara başvurup çalışana davranışını düzeltme fırsatı verip vermediğine bakar. Aynı konuda daha önce yazılı ihtar verilmiş olması, sonraki feshin ölçülü olduğunu gösteren en güçlü delillerdendir.
İhtar yazısında nelere dikkat edilmeli?
İhtar, somut bir olaya dayanmalı ve çalışanın ne yaptığını açıkça göstermelidir. Genel ve suçlayıcı ifadeler yerine tarih, yer ve davranış yazılmalı, dayanak kayıt belirtilmelidir.
Ceza vermeden önce çalışandan yazılı savunma istenmesi
Olay tarihi, yeri ve davranışın somut anlatımı
Aykırılık oluşturan sözleşme veya yönetmelik maddesi
Verilen cezanın türü ve dayanağı olan yönetmelik maddesi
Tekrarı halinde doğacak sonuçların açıkça yazılması
Aynı olay için birden fazla ceza verilmemesi
İhtar yazısı nasıl tebliğ edilir?
Yazı iki nüsha düzenlenir, bir nüsha çalışana verilir, diğerine çalışanın teslim tarihi ve imzası alınır. Çalışan imzalamaktan kaçınırsa, yazının okunduğu ve teslim edilmek istendiği iki tanık imzalı bir tutanakla belgelenir. Çalışan işyerine gelmiyorsa noter aracılığıyla ihtarname gönderilebilir ya da iadeli taahhütlü posta kullanılabilir.
İmza, ihtardaki iddiaların kabul edildiği anlamına gelmez; yalnızca belgenin teslim alındığını gösterir. Çalışana bunun açıklanması, imzadan kaçınma durumlarını azaltır. İhtar yazısı, savunma ve tutanaklarla birlikte özlük dosyasında saklanır.
İhtar yazısı işten çıkarmada nasıl kullanılır?
Bazı davranışlar için kanun, uyarıyı feshin ön şartı sayar. Örneğin işçinin kendisine hatırlatıldığı halde görevlerini yapmamakta ısrar etmesi, İş Kanunu md. 25/II-h kapsamında haklı fesih nedenidir; bu hatırlatmanın ispatı ancak yazılı ihtarla güçlü biçimde yapılabilir.
Geçerli nedenle fesihte de ihtarlar, sorunun tekrarlandığını ve çalışana düzeltme fırsatı verildiğini gösterir. Ancak çok eski tarihli ya da başka konulardaki ihtarlar sonraki fesih için zayıf delil olur; ihtarın fesih nedeniyle ilgili ve yakın tarihli olması önemlidir.
Sık sorulan sorular
Kaç ihtardan sonra işten çıkarılır?
Kanunda belirli bir ihtar sayısı yoktur. Bazı personel yönetmelikleri belli sayıda ihtarı fesih nedeni olarak sayar; ancak fesihte asıl ölçü, davranışın iş ilişkisinin sürdürülmesini beklenemez hale getirip getirmediğidir.
İhtar yazısını imzalamak zorunda mıyım?
İmza, yazıyı teslim aldığınızı gösterir ve içeriği kabul ettiğiniz anlamına gelmez. İtirazınız varsa imzanın yanına 'itirazım vardır' yazabilir, ayrıca yazılı itirazınızı sunabilirsiniz.
İhtar vermeden önce savunma almak zorunlu mu?
İhtar için savunma alma zorunluluğu kural olarak personel yönetmeliği veya toplu iş sözleşmesinden doğar. Zorunlu olmasa bile savunma almak, ihtarın haklılığını ispatlamayı kolaylaştırır.
İhtara itiraz edilebilir mi?
Çalışan ihtara yazılı olarak itiraz edebilir. Personel yönetmeliğinde bir itiraz mercii varsa oraya başvurulur; ihtar ileride bir feshe dayanak yapılırsa haklılığı yargılamada da tartışılabilir.
